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10 Anzeichen dafür, dass Sie Ihre Vertriebspipeline nicht im Griff haben

Autorin: Toma Kulbyté

10 Signs You are Not in Control of your Sales Pipeline

Sie wissen sicherlich, dass es nicht ganz so oft vorkommt, dass ein Interessent direkt schon beim Erstkontakt kauft – das klingt eher wie ein Traum, oder?

Ich meine, wer hätte nicht gerne eine 100%ige Erfolgsrate vom Interessenten bis  zum Kunden?

Normalerweise dauert dieser Prozess etwas länger.

Und der Prozess, vom ersten Kontakt mit einem potentiellen Kunden bis zum eigentlichen Verkauf, nennt sich Vertriebspipeline.

Haben Sie eine bestimmte Art und Weise, wie Sie mit potentiellen Kunden umgehen?

Oder haben Sie einen“magischen” Prozess, um einen Verkauf abzuschließen?

Wenn dem so ist, dann haben Sie wahrscheinlich schon eine Vertriebspipeline und haben dies vielleicht nur noch nicht erkannt.

Und der Schlüssel zum Verkaufserfolg ist: je mehr Kontrolle Sie über Ihre Vertriebspipeline haben, desto wahrscheinlicher werden Ihre Umsätze steigen.

Was ist eine Vertriebspipeline wirklich?

Zunächst müssen wir einen Schritt zurück machen.

Die Definition einer Vertriebspipeline: die Anzahl der Geschäfte, die Sie in einem Monat, Quartal oder Jahr abschließen möchten. Sie zeigt Ihnen an, was Sie in einem bestimmten Zeitraum verdienen werden. Im Grunde repräsentiert die Vertriebspipeline den Vertriebsprozess eines Unternehmens.

Ihre Vertriebspipeline zu verwalten, bedeutet, einen Prozess auf den Plan zu rufen, mit welchem Sie Ihre Pipeline aufbauen und nachverfolgen können. Verwalten Sie sie gut, dann werden Sie merken, dass Sie Ihre Vertriebszahlen besser unter Kontrolle haben.

Natürlich ist das alles leichter gesagt, als getan. Richtig?

Ja, das ist es!

Eine Studie mit mehr als 62 B2B-Unternehmen von Vantage Point Performance and the Sales Management Association zeigte, dass 44% der Führungskräfte glauben, dass ihre Organisation nicht erfolgreich darin ist, ihre Vertriebspipeline zu verwalten. 

Aber wie weiß man, ob man gut darin ist, seine Vertriebspipeline zu verwalten?

Es gibt verschiedene Warnsignale dafür, dass Sie keine Kontrolle über Ihre Vertriebspipeline haben.

Schauen wir uns einmal 10 Beispiele an:

1. Sie verbringen zu viel Zeit mit der Administration.

Dies ist ganz offensichtlich und wahrscheinlich nicken Sie gerade schon zustimmend mit dem Kopf.

Wenn Sie jede Woche Stunden mit der Administration und mit Berichten verbringen, dann verlieren Sie an Produktivität und verlieren die Chance, an den Dingen zu arbeiten, auf die es am meisten ankommt – Ihre Verkäufe voranzutreiben.

In einer Studie, bei der es darum ging, wie viel Zeit Vertriebsmitarbeiter für Vertriebsaktivitäten aufwenden, hat Pace Productivity Inc. herausgefunden, dass ein normaler Vertriebsmitarbeiter nur 22% seiner Zeit (oder 10,8 Std. pro Woche) mit verkaufen verbringt und 23% seiner Zeit mit administrativen Aufgaben!

sales reps spend too much time on administration 10 Anzeichen dafür, dass Sie Ihre Vertriebspipeline nicht im Griff haben

Wenn Sie Ihre Vertriebspipeline im Griff haben und die richtigen Werkzeuge um dies zu tun, dann benötigen Sie nicht mehr so viel Zeit für Administratives und können sich auf das fokussieren, was Sie am besten können – verkaufen.

2. Verkäufe bewegen sich nicht schnell genug von einer Phase in die nächste. 

Sie haben viele Verkaufschancen in Ihrer Vertriebspipeline, aber Sie haben das Gefühl, dass Sie nicht in der Lage sind, Ihre Interessenten und Vertriebsaktivitäten gut genug zu verwalten, um den Vertriebsprozess effektiv abzuschließen.

Jeder Lead und jede Verkaufschance muss bearbeitet, organisiert und entwickelt werden; und das allein ist schon ein Full-Time-Job. Sie tun dies, indem Sie sich um Ihre Kunden kümmern. Beenden Sie jemals einen Termin, ohne sich schon für den nächsten zu verabreden? Wenn dem so ist, dann bewegen Sie Ihren Vertriebsprozess nicht in die richtige Richtung.

3. Sie kennen die Anzahl Ihrer offenen Verkaufschancen nicht.

Sie haben keinen Überblick über Ihre offenen Verkäufe und das Ergebnis ist, dass Sie nicht in der Lage sind, Ihre Prioritäten zu erkennen. Aus diesem Grund entgehen Ihnen vielversprechende Kunden.

Ihre erste Priorität sollte sein, sich auf Interessenten zu konzentrieren, die “bereit sind, zu kaufen”. Das sind die Menschen, die den Geschäftsbedingungen zugestimmt und ein Budget haben.

Dann schauen Sie sich Ihren Vertriebsprozess an und fokussieren sich auf die Interessenten, die so gut wie kaufbereit sind und tun, was Sie tun können, damit Sie Ihrem Ziel näher kommen. Und dann machen Sie dies für die Leute in der nächsten Stufe, wie beispielsweise Leads, die in den letzten 24 Stunden eingegangen sind. Nehmen Sie einfach Kontakt mit ihnen auf und führen Sie sie weiter in den Verkaufsprozess hinein.

Wenn Sie dies für alle Ihre aktuellen Interessenten getan haben, dann können Sie sich um administrative Arbeiten kümmern.

4. Sie behandeln alle Kunden gleich.

Nicht alle Kunden sind gleich. Einige werden kleinere Bestellungen aufgeben, andere große oder viele kleine. Sie haben vielleicht unterschiedliche Gründe, warum sie von Ihnen kaufen. Ebenso wird es unterschiedliche Erwartungshaltungen geben.

Wenn Sie alle Kunden gleich behandeln, auch, wenn diese sich in unterschiedlichen Verkaufsstufen befinden und sich unterschiedlich benehmen, dann wird es schwierig, Muster bei den Kunden zu erkennen, die wertvoll für Ihr Geschäft sein könnten. Und dann gehen Sie Interessenten am Ende nicht basierend auf ihrem Mehrwert für Ihr Unternehmen an und scheitern.

5. Sie denken, dass die Erstellung eines Vertriebs-Forecast Zeitverschwendung ist. 

Finden Sie, dass ein Forecast ein leidiger und schwerer Prozess ist? Er ist zeitraubend und die Ergebnisse sind nichtssagend?

Dann sind Sie nicht allein, doch 16% der Vertriebsleiter haben angegeben, dass ein fehlerfreier Forecast Top-Priorität im Jahr 2015 hat .

2015 top sales management priorities 10 Anzeichen dafür, dass Sie Ihre Vertriebspipeline nicht im Griff haben

Forecasting hilft Ihnen dabei, Dinge aus der richtigen Perspektive zu sehen: um die Möglichkeiten und Herausforderungen der Pipelineverwaltung zu sehen und zukünftige Aktivitäten zu planen, die darauf basieren. Fehlerfreies Forecasting hilft Ihnen dabei, die volle Kontrolle über Ihre Pipeline und deren Verwaltung zu erhalten.

Wenn Sie am Forecasting scheitern, dann gefährden Sie die Verkaufsentscheidungen. Sie werden stets besser organisiert sein, wenn Sie mit Ihrer Pipeline eine sichere Grundlage haben und Ihre Interessenten mit hoher Wahrscheinlichkeit kaufen, statt Ihnen allein nur ein gutes Gefühl zu geben.

6.  Sie kennen die Entscheider nicht.

An nur eine Person zu verkaufen, ist schon schwer genug. Bei den meisten Ihrer Geschäfte werden Sie mit unterschiedlichen Entscheidern und Beratern zu tun haben. Je teurer das Produkt oder die Dienstleistung, die Sie verkaufen, desto komplexer wird Ihr Gegenüber sich aufstellen.

Wenn es schwer für Sie ist, herauszufinden, wer die Kaufentscheidung fällt, dann verschwenden Sie am Ende Ihre Zeit, weil Sie an die falsche Tür geklopft haben und weil Sie die falschen Mehrwerte den falschen Entscheidern präsentiert haben. Sie kommen mit Ihrem Verkauf nicht weiter und Sie können den Vertriebszyklus nicht weiterentwickeln.

7. Sie wissen nicht, was Ihr Team tut. 

Sie halten Ihr Team nicht auf dem Laufenden und niemand weiß, wer was gerade tut. Sie verschwenden Ihre Zeit damit, Leute anzurufen, die gerade erst kontaktiert wurden und Ihre Kunden fragen sich, warum Sie nicht mit Ihrem Team sprechen.

Wenn Kunden mit einer Service- oder Supportanfrage anrufen, dann hat Ihr Team keine Historie des Kunden mit Ihrem Unternehmen, was bedeutet, dass diese Kunden ihre Geschichte immer und immer wieder erzählen müssen, damit auch Sie die Informationen haben, die bereits irgendwo existieren. Dies ist ganz klar ineffizient und es wird auch Ihre Kunden irgendwann nerven.

8. Sie verlieren wertvolle Vertriebsdaten. 

Einer Ihrer Vertriebsmitarbeiter verlässt Sie und alle Informationen gehen mit dieser Person. Sie stecken in einem Haufen Tabellen und E-Mails fest und versuchen, alle Informationen über seine Kunden  zusammen zu bekommen.

Sie müssen ganz von vorn anfangen und versuchen eine komplett neue Beziehung zu dem Kunden aufzubauen. Das merkt dieser natürlich auch. Gute Beziehungen und Vertrauen erarbeitet man sich über längere Zeit und so lange Sie dieses Problem haben, wenn Mitarbeiter gehen, besteht das Risiko, dass Ihnen wertvolle Verkaufschancen entgehen.

9. Ihre Vertriebszyklen sind zu lang.

CSO insights zufolge sagen 27% der Vertriebsmitarbeiter, dass ein langer Vertriebszyklus die größte Hürde für die Vertriebseffektivität ist.

sales effective barriers 2 10 Anzeichen dafür, dass Sie Ihre Vertriebspipeline nicht im Griff haben

Wenn Ihr Vertriebszyklus zu lang ist, dann könnte das Problen sein, dass Sie irgendwo eine Lücke in Ihrer Vertriebspipeline haben.

Wenn es darum geht, diese Lücken zu schließen, wissen Sie welche Anzahl Leads Sie benötigen, ob mehr oder weniger und dafür qualifiziertere Leads?

Um die richtige Entscheidung treffen zu können, müssen Sie die volle Kontrolle über den Vertriebsprozess haben, die Kundenhistorie kennen und wissen, wie lange es dauert, den Lead vom Interessenten zum Kunden zu machen. Wenn Sie diese Art der Transparenz nicht in Ihrer Vertriebspipeline haben, dann scheitern Sie daran, den Vertriebszyklus zu verkürzen.

10. Sie kennen Ihre Erfolgsrate nicht.

Bei all diesen Vertriebsaktivitäten, kann es schwer sein, das Gesamtbild zu sehen.

Warum gewinnen Sie einige Kunden und andere wiederum nicht?

Wenn Sie keinen Zugang zu Informationen darüber haben, warum Verkäufe vorangehen und wo Sie und Ihr Team eher den Kürzeren ziehen, dann handeln Sie nur aus einem Bauchgefühl heraus, um Kunden zu gewinnen – sicherlich kann dies schon mal funktionieren, aber wenn Sie Ihre Prozesse nicht nachvollziehen und verwalten können, dann haben Sie keinerlei Kontrolle.

Die Essenz des Vertriebsprozesses ist, dass er voraussagbar ist und sich Ergebnisse zeigen, wenn man ihm folgt. Die Stärken und Schwächen Ihrer Vertriebsmitarbeiter nicht zu identifizieren, resultiert in falschen Annahmen, falschen Aktivitäten und falschen Strategien.

Wie lösen Sie dies also?

Wenn Sie sich selbst gerade dabei wiederfinden, wie Sie bei den oben genannten Punkten zustimmend nicken, dann haben Sie Ihre Vertriebspipeline nicht unter Kontrolle!

Und auch, wenn sich diese Symptome nicht bei Ihnen bemerkbar machen, so erkennen Sie vielleicht doch einige dieser Punkte wieder. Dann ist es ein deutliches Zeichen dafür, dass Sie über Wege nachdenken müssen, um Ihre Pipeline besser verwalten zu können.

Pipelinemanagement beinhaltet, wie die Vertriebspipeline strukturiert ist, wie gemessen wird und wie man das Ganze nutzt, um die Vertriebsperformance voran zu treiben. Um die Kontrolle über die Vertriebspipeline zu haben, müssen Sie über Verkäufe als Prozess nachdenken.

Vertriebsteams, die Ihre Zeit in die Definition und Strukturierung eines Vertriebsprozesses investiert haben, verwalten ihre Pipeline meist recht sehr erfolgreich. In der Tat, hat eine Studie von Harvard Business Review herausgefunden, dass es 18% Unterschied im Umsatzwachstum gab, zwischen Unternehmen, die einen festen Vertriebsprozess haben und denen, die keinen haben.

Ein Unterschied von 18% beim Umsatzwachstum! 

Wenn man einen Vertriebsprozess aufbaut, dann gestaltet man die Pipeline und füllt diese mit Leads. Sie wägen das tatsächliche Potential jeder Verkaufschance ab und sind in der Lage, die Entscheider im Unternehmen zu identifizieren.

Fazit

Der beste Weg, um die Kontrolle über Ihre Pipeline zu behalten, führt über Ihre CRM-Software. CRM-Anwendungen bieten eine eindeutige Transparenz des Vertriebszyklus, indem Interessenten bei jeder Phase innerhalb der Vertriebspipeline nachverfolgt werden können.

Die volle Übersicht über die Pipeline und den Prozess zu haben, bringt zu Tage, was funktioniert und was nicht, um Verkaufsabschlüsse zu erzielen. Zu identifizieren, wo Sie eine Lücke in Ihrem Verkaufstrichter haben, bedeutet nicht, dass am Ende alle Interessenten kaufen werden, aber Sie werden in der Lage sein, einige zu halten, die Sie sonst vielleicht verloren hätten.

Und indem Sie Aktivitäten und Vertriebsdaten in einer einzigen Datenbank kombinieren, gibt Ihnen CRM-Software einen kompletten Überblick über Ihre Pipeline und wird Ihren Vertriebsprozess verbessern.

Statt also nur an Ihrem Bauchgefühl zu arbeiten, werden Sie in der Lage sein, jeden Schritt im Vertriebsprozess nachzuvollziehen und wie es Ihrer Pipeline geht. Zu jeder Zeit.

Haben Sie Ihre Vertriebspipeline unter Kontrolle? Welche Art von Werten messen Sie dort genau?

P.S. Möchten Sie weitere Tipps für den Vertrieb? Laden Sie sich unseren kostenlosen Leitfaden “Kennzahlen im Vertrieb” herunter.

Kennzahlen im Vertrieb