Die Herausforderung

Mit der Gründung seines Unternehmens vor über 40 Jahren hat der Geschäftsführer Egbert Möller den Startschuss für eine erfolgreiche Firmenentwicklung gegeben.

Die PRO URBAN AG ist eine inhabergeführte Unternehmensgruppe, die in den Bereichen Immobilien, Architektur und Planung sowie Seniorenbetreuung und –pflege tätig ist. Seither ist der Familienbetrieb kontinuierlich ausgebaut und um neue Geschäftsfelder erweitert worden, wodurch die Gruppe heute knapp 1.000 Mitarbeiter beschäftigt.

Zu den Kunden der PRO URBAN gehören neben privaten Investoren auch Handwerker, Behörden und rund 1.000 pflegebedürftige Menschen, die in den Pro Talis Seniorenzentren betreut werden.

Durch die unterschiedlichen Unternehmensstandorte und das gleichzeitige  Wachstum des Unternehmens wurde das alte Ablagesystem den wachsenden Ansprüchen nicht mehr gerecht. Ein neues System sollte eine übersichtliche Struktur bieten und eine Kontaktdaten- und Dokumentenablage in sich vereinen.

Das System sollte es allen Mitarbeitern unabhängig von Zeit und Standort in höchster Transparenz ermöglichen, auf die gleichen, korrekten Daten zugreifen zu können. Nur so kann sichergestellt werden, dass jegliche Kundenanfragen kurzfristig und vollständig beantwortet werden. Zur Vollständigkeit sollte zudem eine Historie Auskunft über die bisherige Kommunikation und die Käufe des Kunden im Detail geben. Auch chronologische Abhandlungen im Kaufprozess sollten z.B. durch strukturierte Wiedervorlagen vereinfacht werden.

Da es sich bei der PRO URBAN AG um kein klassisches Verkaufsunternehmen handelt und unterschiedliche Geschäftsfelder im Unternehmen existieren, musste das neue System flexible Anwendungsmöglichkeiten bereithalten.

Die Lösung

Bei der Evaluierung verschiedener Anbieter hat sich die PRO URBAN AG 2006 für SuperOffice entschieden, da mit diesem Customer Relationship Management Programm alle Anforderungen erfüllt werden.

Alle kaufmännischen Angestellten des Unternehmens sowie der Vertrieb, arbeiten seither mit SuperOffice und nutzen vor allem die Hauptkarten-, Projekt-, Selektions- und Serienbrieffunktionen sowie den Kalender, um Wiedervorlagen einzustellen.

Ein gutes Anwendungsbeispiel stellt dabei der durchgängige Prozess zur Erstellung einer Immobilie dar. Dazu wird ein Gesamtprojekt in SuperOffice angelegt und alle Beteiligten der Baumaßnahme wie Kunden, Handwerker, Notare und Behörden als Projektteilnehmer hinzugefügt. Dies erleichtert allen Teilnehmern die zielgruppengesteuerte Kommunikation. Sei es beispielsweise die Einladung aller Käufer zu einer Veranstaltung oder die Information an alle Gewerke über technische Einzelheiten.

Der Erfolg

Durch den stärkeren Fokus auf die Datenpflege, hat das neue CRM-System die Arbeitsweisen im Unternehmen nachhaltig optimiert. 
Dies fußt unter anderem auf die Produktivitätssteigerung die, durch Zeiteinsparungen von ca. 40% bzgl. Serienbriefen und kürzeren Kommunikationswegen, realisiert werden konnte.

„Durch SuperOffice können wir ganz einfach und schnell Zielgruppen definieren, Auswertungen und Statistiken fahren, Selektieren und Serienbriefe an tausende Empfänger schreiben, was zu einer deutlichen Zeitersparnis führt.“, so Juliane Ritter, Leitung Back-Office und Sekretariat, PRO URBAN AG.

So vereinfacht SuperOffice die Kommunikation beispielsweise bei einem aktuellen Großprojekt mit 184 Wohneinheiten, bei denen eine Vielzahl an Projektteilnehmern regelmäßig mit zielgruppenabhängigen Informationen versorgt werden müssen. Während die PRO URBAN AG vor der Einführung von SuperOffice jeden Projektteilnehmer einzeln anschreiben musste, können nun hunderte Briefe mit individuellen Adressen mit nur wenigen Klicks in Serie erstellt und gedruckt werden.

Auch auf den unmittelbaren Kundenkontakt hat das Arbeiten mit SuperOffice einen spürbar positiven Effekt, da bei jedem Kundenanruf parallel seine Kundenkarte und somit alle relevanten Informationen abgerufen werden können. So kann auch dann ein aktueller Status gegeben werden, wenn sich der zuständige Sachbearbeiter derzeit nicht im Büro befindet. 

Der Kundennutzen auf einen Blick:

• Transparenz und stringente Prozesse
• Fokus auf Datenpflege > Verbesserung der Datenqualität
• Gesteigerte Produktivität
• Gesteigerte Servicequalität
• Zeitersparnis von ca. 40%