Ein CRM-System auf höchstem Datenschutz-Niveau: Die VPA Prüf- und Zertifizierungs GmbH setzt auf Effizienz made in Europe

„In einer schnelllebigen Zeit brauchen wir eine CRM-Lösung, die Datenschutz ernst nimmt und uns gleichzeitig effizienter macht. Eine CRM-Plattform muss zu den Bedürfnissen des Mittelstands passen – keine überladene Enterprise-Lösung, sondern flexibel und praxisnah. Das haben wir mit dem CRM-System von SuperOffice gefunden“, fasst Boris Thoenissen, Geschäftsführer der VPA Prüf- und Zertifizierungs GmbH, zusammen. 

Bildnachweis: VPA Prüf- und Zertifizierungs GmbH

Bei der VPA aus Remscheid arbeiten rund 40 Mitarbeitende daran, als Prüf- und Zertifizierungsinstitut höchste Qualitätsstandards sicherzustellen. Doch mit wachsendem Kundenstamm und komplexeren Projekten stieß das Team an Grenzen​.​ Das Ziel der CRM-Suche war ​klar: mehr Transparenz, bessere Steuerung und effizientere Zusammenarbeit. Auf Basis dieser Umstellung rechnet das Unternehmen mit etwa vier zusätzlichen Neukunden und durchschnittlich sieben weiteren Aufträgen pro Monat – was einem prognostizierten jährlichen Umsatzwachstum von rund 10 % entspricht.  

VPA: Prüfberichte und Zertifizierungen aus Remscheid 

Die VPA Prüf- und Zertifizierungs GmbH ist ein traditionsreiches, akkreditiertes Prüf- und Zertifizierungsinstitut mit Sitz in Remscheid. Seit über 100 Jahren steht das Unternehmen für Qualität, Sicherheit und Vertrauen. Die VPA begleitet ihre Kunden, zu denen sowohl mittelständische Werkzeughersteller als auch internationale Handelskonzerne gehören, entlang der gesamten Wertschöpfungskette: von der Entwicklung über die Prüfung bis zur Markteinführung. 

Bildnachweis: VPA Prüf- und Zertifizierungs GmbH  

CRM-System als nächster Digitalisierungsschritt 

„Nachdem wir mit der Digitalisierung im HR-Bereich gestartet sind, war für uns klar: Als Nächstes werden wir unser Kundenmanagement auf ein neues Level heben“, erklärt Thoenissen. Die Kunden- und Projektdaten lagen verstreut in Excel, Outlook oder handschriftlichen Notizen. Wir haben uns lange beholfen, so wie es viele Mittelständler tun. Aber am Ende war klar: "Ohne zentrales CRM-System, ohne einheitliche Datenbasis und ohne strukturierte Nachverfolgung stoßen wir an unsere Grenzen.“ 

Die Entscheidung: Ein europäischer Anbieter mit DSGVO-Konformität 

Als die VPA nach einer zukunftsfähigen Lösung suchte, standen Datenschutz und Verlässlichkeit im Fokus. „Wir arbeiten als akkreditiertes Prüf- und Zertifizierungsunternehmen mit hohen Standards und erwarten dies auch von unseren Partnern. Da ist es für uns unverzichtbar, dass unsere CRM-Plattform europäische Datenschutzstandards erfüllt. Als europäisches Unternehmen unterstützt SuperOffice mit seinem CRM-System, eine DSGVO‑konforme Verarbeitung mit europäischer Datenhaltung unserer sensiblen Kunden- und Projektdaten“, betont Boris Thoenissen.  

Doch nicht nur die rechtlichen Aspekte gaben den Ausschlag. Das CRM-System von SuperOffice bot eine klare Struktur, eine intuitive Bedienung und die Möglichkeit, Prozesse an die eigenen Anforderungen anzupassen. „Wir wollten kein überladenes System, sondern eine CRM-Lösung, die zu einem mittelständischen Prüf- und Zertifizierungsinstitut passt: zum Beispiel mit einem einfachen Leadprozess, der uns hilft, pro Monat vier zusätzliche Neukunden zu gewinnen“, ergänzt Thoenissen. Und nicht zuletzt hat uns die regionale Nähe überzeugt: Das SuperOffice Büro in Dortmund gibt uns persönliche Ansprechpartner auf kurzem Weg.“ 

Mehr Überblick, bessere Prozesse, zufriedene Kunden 

Zum Start analysierten VPA und SuperOffice gemeinsam alle Abläufe im Kundenmanagement. Der Vertrieb brachte Praxiserfahrungen ein, SuperOffice passte das CRM gezielt an. Im ersten Schritt wurden die SuperOffice Module Sales und Service implementiert, sodass ​Doppelarbeit reduziert wird, Abläufe schneller von der Hand gehen und so mehr Zeit für den Kunden bleibt. „Wir rechnen durch die Optimierung mit einem 6-stelligen Anstieg des Jahresumsatzes“, so Boris Thoenissen. 

• Effizientere Neukundengewinnung: Leads werden nun zentral erfasst und strukturiert nachverfolgt. Besonders nach Messen kann das Team schnell priorisieren und gezielt nachfassen. „Früher ging da viel verloren. Heute sehen wir auf einen Blick, welche Verkaufschancen wirklich relevant sind,“ betont Boris Thoenissen.  

• Optimierte Angebotsnachverfolgung: Klare Zuständigkeiten, transparente Prozesse, lückenlose Dokumentation – so gehen keine Angebote mehr verloren. „Wir erwarten dadurch 10–20 % mehr Abschlüsse, das sind im Schnitt sieben zusätzliche Aufträge pro Monat“, erklärt Thoenissen. 

• Verbesserte Bestandskundenpflege: Durch zentralisierte Postfächer im Ticket-System wird ein reibungsloser Workflow bei der Bearbeitung von Anfragen gewährleistet. Die Tickets werden automatisch den zuständigen Verantwortlichen zugewiesen. Standardisierte Vorlagen, automatisierte Folgeaufgaben, Priorisierungen sowie Antwortvorlagen verkürzen die Bearbeitungszeiten deutlich – was zu einer höheren Zufriedenheit bei Bestandskunden führt. 

• Zeitersparnis: Durch die optimierten Prozesse sparen Mitarbeitende je nach Rolle täglich 15–30 Minuten – Zeit, die sie direkt in bessere Kundenbetreuung investieren können. 

• Verbesserte Forecast-Transparenz: Management und Team haben jederzeit den Überblick und können Ressourcen gezielt steuern. 

 

Bildnachweis: VPA Prüf- und Zertifizierungs GmbH

Akzeptanz durch den „WOW-Effekt“ 

Natürlich brachte die Einführung des neuen CRM-Systems von SuperOffice auch Veränderungen mit sich. Einige Mitarbeitende waren anfangs skeptisch. „Einige hatten Sorge vor mehr Bürokratie. Wir haben gezeigt, dass SuperOffice den Alltag erleichtert und nicht verkompliziert“, erläutert Thoenissen. Kleine „WOW-Effekte“ im Alltag, wie die automatische Anruferkennung oder digitale Formulare statt Papier, haben für echte Aha-Effekte gesorgt. 

Das SuperOffice-Team begleitete die VPA im Implementierungsprozess sehr eng und persönlich: Von einer Kick-off-Schulung ​     ​bis hin zu individuellen Anleitungen und persönlicher Unterstützung im Tagesgeschäft. Diese enge Partnerschaft war aus Sicht der Geschäftsführung ein Schlüsselfaktor für die hohe Akzeptanz. „Wir haben uns nie allein gelassen gefühlt“, hebt Thoenissen hervor. 

 

Blick nach vorn: Integration und Wachstum 

Die VPA plant bereits den nächsten Schritt: Die Integration von SuperOffice in das Labor-Informations- und Managementsystem (LIMS). So sollen künftig Kundenmanagement, Projektsteuerung und Laborprozesse nahtlos miteinander verbunden sein, für mehr Effizienz, bessere Datenqualität und ein durchgängiges Kundenerlebnis. „SuperOffice ist für uns ein zentrales Werkzeug im Kundenmanagement, das uns in einer schnelllebigen Zeit Struktur, Sicherheit und Effizienz gibt“, fasst Boris Thoenissen zusammen. „Gerade für Unternehmen, die hohe Anforderungen an Datenschutz stellen und gleichzeitig flexibel wachsen wollen, ist ein europäisches CRM-System wie SuperOffice ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“ 

Ein CRM, das mitdenkt – und mitwächst.
So wie bei der VPA . Lassen Sie uns über Ihre Anforderungen sprechen.