Wenn das CRM-System zur Schaltzentrale wird: Digitalisierung beim Logistikunternehmen Rüdinger Spedition GmbH mit SuperOffice

„Der Vertrieb in der Logistikbranche hat sich in den letzten Jahren grundlegend gewandelt und mit ihm die Anforderungen an eine moderne CRM-Lösung“, erklärt Liesa Meyle, Marketingleiterin bei der Rüdinger Spedition GmbH. „Früher war das CRM bei uns ein digitales Adressbuch. Heute ist die CRM-Plattform von SuperOffice unser zentrales Steuerungsinstrument für Marketing, Vertrieb, Veranstaltungen und Kommunikation.“

Die Logistikbranche steht unter enormem Effizienzdruck: Globale Lieferketten, hohe Serviceanforderungen, kurzfristige Kundenbedarfe und ein zunehmend digitaler Wettbewerb machen es erforderlich, Prozesse zu automatisieren und Daten intelligent zu nutzen. Ein leistungsstarkes CRM-System wie SuperOffice bringt hier Struktur, Transparenz und Geschwindigkeit in den Geschäftsalltag und bleibt dabei nutzerfreundlich und flexibel anpassbar.

Das CRM für Logistik: Mehr als eine Adressverwaltung

Das SuperOffice CRM-System ist bei Rüdinger seit 2008 im Einsatz und hat sich vom einfachen Kontaktsystem zu einer unternehmensweiten CRM-Plattform für Kundenmanagement, Vertriebseffizienz und Automatisierung in der Logistik sowie im Marketing entwickelt. Der Umstieg auf die Cloud-Version war ein Meilenstein: „Wir konnten nicht nur Prozesse neu aufsetzen, sondern durch gezielte Bereinigung auch Vertrauen in die Datenbasis schaffen“, so Meyle. Heute nutzen rund 55 Anwender aktiv über Abteilungsgrenzen hinweg die SuperOffice CRM-Suite.

Zu den zentralen SuperOffice-Funktionen und Vorteilen, die Rüdinger nutzt, zählen unter anderem:

• 360°-Kundensicht: Alle wichtigen Informationen – von Kontakten bis Reklamationen – sind zentral abrufbar, sodass im Vertrieb wöchentlich über 8 Stunden Arbeitszeit eingespart werden.
• Vertriebssteuerung: Informationen zu einem umfangreichen Angebot oder Ausschreibungen werden gebündelt und für das ganze Team ersichtlich erfasst. Die Transparenz hinsichtlich möglicher Umsätze und die zentrale Dokumentation ermöglicht Einsicht in den Status von Ausschreibungen und ermöglicht dadurch eine bessere Planbarkeit des
• Dashboards & KPIs: Live-Daten aus dem ERP-System liefern einen aktuellen Überblick über Umsätze, Packmittelkonten und weitere Kennzahlen. Angereichert mit den in SuperOffice erfassten Details, entsteht eine verlässliche Datengrundlage für alle Entscheidungen. Das schafft Vertrauen: Die Mitarbeitenden nutzen das Dashboard gerne, weil die Zahlen stimmen. Als fester Bestandteil der Arbeit hilft es, Zielerreichungen wie Monats- oder Jahresziele zu überprüfen und die Datenqualität dauerhaft sicherzustellen.
• Marketing-Automation: Kampagnen, Events und Mailings werden direkt im CRM geplant, gesteuert und personalisiert. Ein Beispiel aus der Praxis: Durch die gezielte Nachbearbeitung von Messekontakten mit SuperOffice konnte Rüdinger die Messenachbereitung um bis zu 25 % beschleunigen – verglichen mit den Vorjahren.
• Integrationen & APIs: SuperOffice lässt sich flexibel mit ERP-, Buchhaltungs- oder der Telefonsoftware verbinden. So entstehen automatisierte Datenflüsse ohne Medienbrüche. Für tagesaktuelle Informationen wird das SuperOffice CRM-System bei Rüdinger an ein BI-Tool angeschlossen, das dem Sales Team aktuelle Daten anzeigt.

Ein Unternehmen in Bewegung – unterstützt von SuperOffice

Die Rüdinger Spedition GmbH ist ein dynamisch wachsendes Familienunternehmen mit Spezialisierung auf Sammelgut, Lagerlogistik und Maschinen- und Anlagenbau. Über 700 Mitarbeitende, mehr als 220 Fahrzeuge, sechs Standorte und über 110.000 m² Lagerfläche stehen für Logistik auf höchstem Niveau. Digitalisierung ist dabei kein Selbstzweck, sondern ein strategisches Werkzeug und das SuperOffice CRM-System ist ein zentraler Baustein.

Das mittelständische Logistikunternehmen ist dabei ein digitaler Vorreiter:
Rüdinger bietet seinen Kunden ein webbasiertes Self-Service-Portal, das nicht nur Sendungsverläufe in Echtzeit zeigt, sondern auch Packmittelkonten digital abbildet, inklusive Rückführung und Tausch von Europaletten und Gitterboxen. Zusätzlich wird für jede Sendung der verursachte CO₂-Wert transparent ausgewiesen.     

Praxisbeispiel Eventmanagement: Vollautomatisierte Kampagnen

Wie effizient das SuperOffice CRM für Logistik wirkt, zeigt die Fachmesse LogiMAT: Mit SuperOffice Marketing Premium samt integrierter Flow-Automatisierung steuerte Rüdinger sämtliche Schritte – von Einladung und Teilnahmebestätigung bis zur Nachbereitung – komplett im CRM. Die Dokumentation der Gespräche, die damit verbundenen Aufgaben sowie ein Großteil der Nachbereitung laufen dabei vollautomatisch in wenigen Minuten, sodass der Vertrieb sofort freie Kapazitäten für die persönliche Messenachbereitung hat. Innerhalb von kürzester Zeit wurden so 264 Kontakte gezielt nachbearbeitet, inklusive individualisierter Follow-ups. „Früher war das ein Riesenaufwand mit Excel und Outlook“, erinnert sich Meyle. Heute genügen wenige Klicks und SuperOffice dokumentiert lückenlos, wer uns auf dem Messestand besucht hat und im Nachgang welche Informationen benötigt.    

Datenqualität als Akzeptanzfaktor

Ein häufiges Hindernis in CRM-Projekten ist die mangelnde Datenpflege. Firmen, die ohne CRM arbeiten, verfügen oft über unzureichend gepflegte Daten. Je besser die Datenqualität, desto eher werden diese auch tatsächlich genutzt. Durch die intensivere Nutzung wird gleichzeitig die Akzeptanz des CRM-Tools verbessert. Bei Rüdinger sorgt ein eigenes Qualitäts-Dashboard dafür, dass lückenhaft oder falsch angelegte Daten sichtbar werden. Nutzende erhalten Hinweise zur Korrektur, ein Ansatz, der sich durch hohe Datenverfügbarkeit und saubere Analysen auszahlt. „In SuperOffice bündeln wir alle relevanten Informationen zu unseren Kunden, Partnern und Dienstleistern. Die Arbeit mit dem CRM-System ist nur dann wirklich sinnvoll, wenn die Daten verlässlich sind – sowohl in Bezug auf ihre Richtigkeit als auch auf ihre Vollständigkeit”, sagt Meyle.      

Vertriebssteuerung in Echtzeit
Ein besonderes Highlight: die CRM-gestützte Steuerung der Umsatzplanung. Über automatisch aktualisierte Dashboards werden Abweichungen vom Jahresziel, Wachstumspotenziale bei B-Kunden oder Rückgänge bei C-Kunden auf Knopfdruck sichtbar. So lassen sich Vertriebsstrategien datenbasiert anpassen und Entscheidungen können auf Basis belastbarer Zahlen getroffen werden.

Weitere Funktionen, die Rüdinger aktiv nutzt:

• Besuchsbericht: Dadurch lassen sich Kundengespräche systematisch dokumentieren und liefern verwertbare Erkenntnisse für die weitere Kundenpflege und Kundenentwicklung.
• Wiedervorlagen für After-Sales und Cross-Selling
  Diese Erinnerungsfunktion dient dazu, potenzielle Folgeangebote und Akquise-Aktivitäten im Blick zu behalten und ermöglicht dadurch eine strukturierte und nachvollziehbare Kundenkommunikation.
• Leadtracking durch Marketing- und Vertriebsteams: Das Leadtracking ermöglicht eine lückenlose Verfolgung vom Erstkontakt bis zum Abschluss und sorgt dadurch für mehr Transparenz in der Pipeline.

Kundenfeedback als Innovationsmotor

Die Weiterentwicklung des CRM-Systems ist kein Zufallsprodukt. Liesa Meyle bringt als Admin und Power-Userin regelmäßig Verbesserungsvorschläge ein und viele davon fließen direkt in die Roadmap von SuperOffice. Der enge Austausch mit dem Support-Team und der Community sorgt dafür, dass neue Anforderungen rasch umgesetzt werden und die Lösung wirklich anwenderfreundlich bleibt.

Zukunftsperspektiven: Kundenservice, KI und Automatisierung

Die Reise geht weiter: Aktuell implementiert Rüdinger das neue SuperOffice Service-Modul, um Anfragen strukturiert zu erfassen, zu priorisieren und automatisch zuzuweisen. Perspektivisch sollen auch KI-gestützte Vorschläge zur Beantwortung integriert werden – ein Gamechanger für Effizienz und Kundenzufriedenheit. „Wenn das funktioniert wie geplant, können wir im Kundenservice Zeit sparen und gleichzeitig die Qualität weiter erhöhen“, so Meyle. Die nahtlose Integration mit bestehenden Kundenaktionen im CRM garantiert dabei eine konsistente Kommunikation.

Simple transport: Neue Geschäftsfelder erschließen

Auch die Weiterentwicklung des Unternehmens Rüdinger wird durch den Einsatz des SuperOffice CRM maßgeblich beschleunigt und erleichtert: Seit Juli 2025 ist der neue Geschäftsbereich  simple transport am Markt, welches sich auf die schnelle und transparente Berechnung von Frachtkosten für den Palettenversand von Einmalkunden auf Knopfdruck spezialisiert hat. Auch hier sind die zentralen und hochqualitativen Daten im CRM, sowie die bestehenden Prozesse ein wichtiger Baustein, dass eine passende Service-Lösung für dieses neue Angebot innerhalb von wenigen Monaten aufgesetzt werden konnte. „Wir konnten uns hier der bestehenden Struktur bedienen und diese anpassen, anstatt alles neu aufzusetzen. Das hat dem Projekt hinsichtlich Service, Marketing und Kundendatenpflege einen großen Schub gegeben und uns dadurch sicher einen Monat in der Vorbereitungsphase erspart“, freut sich Liesa Meyle über den jüngsten Launch innerhalb der Unternehmensgruppe.

Fazit: Das CRM für Logistik von SuperOffice – Struktur, Tempo, Erfolg

Bei Rüdinger ist das SuperOffice CRM für Logistik nicht nur Software, sondern gelebte Praxis. Durch den Einsatz der CRM-Lösung von SuperOffice konnte das Unternehmen seine Vertriebs-, Marketing- und Serviceprozesse digitalisieren, vernetzen und automatisieren – immer mit Blick auf den Kunden. Ob Echtzeit-Umsatzanalysen, automatisierte Kampagnen, Systemvernetzung oder Teamkollaboration – das SuperOffice CRM-System ist der Dreh- und Angelpunkt einer zukunftsorientierten Vertriebs-, Marketing- und Kundenservicestrategie      in der Logistik. Der Einsatz der CRM-Plattform bedeutet bei Rüdinger: weniger Excel, mehr Erkenntnisse und das zahlt sich aus.

Ein CRM, das Logistik effizienter macht – und mit Ihrem Unternehmen wächst. So wie bei Rüdinger. Lassen Sie uns über Ihre Anforderungen sprechen.