Lernen Sie Ihr neues CRM System kennen

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Beschäftigt oder Pipeline im Griff?

Bild eine Mannes vor einem Computer mit vielen Post its

Warum „beschäftigt sein“ zum Standard geworden ist

Die meisten B2B-Teams starten nicht mit zu wenig Ehrgeiz ins Jahr. Sie starten mit zu wenig Klarheit.

Die Vertriebsaktivität steigt. Kampagnen gehen live. Die Kalender füllen sich schnell. An der Oberfläche wirkt alles produktiv.

Doch dann kommen die bekannten Fragen:

  • Welche Deals bewegen sich tatsächlich?
  • Wo bleibt die Pipeline stecken?
  • Was wird voraussichtlich abschließen – und warum?
  • Können wir dem Forecast vertrauen, den wir berichten?

Wenn die Antworten nicht klar sind, kompensieren Teams mit Aktivität. Mehr Follow-ups. Mehr Meetings. Mehr manuelle Kontrollen. Beschäftigtsein wird zum Ersatz für Kontrolle.

Genau hier beginnt die Pipeline-Panik: nicht als „Panik“ im eigentlichen Sinn, sondern als permanenter Aktionismus bei geringem Vertrauen.

Die versteckten Kosten des ständigen Beschäftigtseins

Das ist nicht nur ein Gefühl. In ganz Europa belastet „Arbeit rund um die eigentliche Arbeit“ messbar Produktivität und Wohlbefinden.

Eine Studie von Ricoh Europe zeigt: Beschäftigte in Europa verbringen im Schnitt 15 Stunden pro Woche mit administrativen und wenig wertschöpfenden Aufgaben – Zeit, die für das Aktualisieren von Systemen, die Suche nach Informationen und interne Abstimmungen draufgeht, statt echte Arbeit voranzubringen.

Im Vereinigten Königreich kommt der Digital Maturity Report 2024 von DocuSign zu einem ähnlichen Ergebnis: Mitarbeitende verbringen rund 13 Stunden pro Woche mit Aufgaben, die wenig oder gar keinen Mehrwert bringen – trotz steigender Investitionen in digitale Tools.

Zusammengenommen deuten diese Ergebnisse darauf hin, dass etwa ein Drittel einer durchschnittlichen europäischen Arbeitswoche für administrative und wenig wertschöpfende Tätigkeiten draufgeht – genau die Art von Beschäftigtsein, die produktiv wirkt, das Unternehmen aber nicht wirklich voranbringt.

Die Auswirkungen gehen über Zeitverlust hinaus. Nach Angaben des European Trade Union Institute kosten arbeitsbedingter Stress und Depressionen die EU jährlich über 100 Milliarden Euro – durch Produktivitätsverluste und Folgekosten. Ein großer Teil dieses Stresses entsteht durch eine hohe Arbeitslast bei gleichzeitig geringer Kontrolle.

Mit anderen Worten:

Beschäftigtsein ohne Klarheit bremst Teams nicht nur aus. Es zehrt leise an Leistung, Vertrauen und der Qualität von Entscheidungen.

Das Problem verstärkt sich: Moderne Daten, begrenzte Ressourcen

Was diese Herausforderung heute schwieriger macht, ist nicht nur das Arbeitsvolumen – sondern fehlende Kompetenzen.

Laut dem Digital Maturity Report 2024 von DocuSign berichten 72 % der Entscheidungsträger in Unternehmen von einer Lücke bei Technologie-Kompetenzen – nach 69 % im Jahr zuvor. Die größten Defizite liegen bei KI (63 %), Datenanalyse (62 %) und Sicherheit (61 %).

Das ist relevant, weil der Umgang mit modernen Kundendaten genau diese Fähigkeiten erfordert.

Fehlen Teams die Zeit, die passenden Tools oder das Know-how, um Daten sauber zu pflegen und auszuwerten, greifen sie zu Ausweichlösungen:

  • Excel-Tabellen statt Systemen
  • persönliche Notizen statt gemeinsamem Kontext
  • manuelle Kontrollen statt verlässlicher Transparenz

Das Ergebnis ist nicht nur Ineffizienz. Es ist eine fragile Arbeitsweise. Wissen wird isoliert, Entscheidungen dauern länger, und Teams werden abhängig von einzelnen Personen statt von klaren Prozessen.

Beschäftigtsein nimmt zu – nicht weil Teams versagen, sondern weil sie Lücken ausgleichen, die sie aus eigener Kraft realistisch kaum schließen können.

Aktivität steigt, wenn Transparenz fehlt

Die leider unbequeme Wahrheit:

Die meisten Teams sind nicht überfordert, weil es zu viel zu tun gibt. Sie sind überfordert, weil sie nicht wissen, was gerade am wichtigsten ist.

Wenn Kundendaten an mehreren Orten liegen, wenn Pipeline-Phasen nicht konsequent genutzt werden und wenn Updates von einzelnen Personen statt von Systemen abhängen, verlieren Teams ihren gemeinsamen Blick auf die Realität.

Dann reagieren sie:

  • Vertrieb jagt Updates hinterher, statt Deals voranzubringen
  • Marketing setzt auf Masse statt Präzision
  • Führungskräfte verlassen sich auf Bauchgefühl statt auf belastbare Daten

Alle arbeiten hart. Aber nur wenige haben das Gefühl, die Pipeline im Griff zu haben.

CKontrolle entsteht durch Transparenz - nicht durch noch mehr Einsatz

„Die Pipeline im Griff zu haben“ heißt nicht, langsamer zu werden oder mehr Bürokratie einzuführen. Es heißt, Unsicherheit zu reduzieren.

Teams, die sich wirklich in Kontrolle fühlen, teilen meist ein paar Grundlagen:

  • eine einzige, verlässliche Sicht auf Kunden und Pipeline
  • klare Verantwortlichkeiten für die nächsten Schritte
  • Daten, die aktuell und jederzeit zugänglich sind
  • Regeltermine, die Entscheidungen ermöglichen – nicht Rechtfertigungen

Wenn die Transparenz steigt, verändert sich das Verhalten. Gespräche wechseln von „Tun wir genug?“ zu „Was ist der nächste sinnvolle Schritt?“

Genau durch diesen Wechsel verschwindet Pipeline-Panik nach und nach – nicht weil der Druck weg ist, sondern weil die Unsicherheit sinkt.

 Beschäftigt vs. im Griff: ein praktischer Unterschied

Beschäftigte Teams messen Aktivität.
Teams mit Kontrolle messen Fortschritt.

Beschäftigte Teams reagieren auf das, was am lautesten ist.
Teams mit Kontrolle priorisieren, was wirklich zählt.

Beschäftigte Teams fühlen sich produktiv – und sind trotzdem unsicher.
Teams mit Kontrolle bleiben ruhig, auch wenn es schnell vorangeht.

Und im europäischen B2B-Umfeld, in dem Effizienz, Compliance und Planbarkeit wichtiger sind denn je, wirkt sich dieser Unterschied besonders schnell aus.

Der nächste Schritt: Prüfen, wo Klarheit verloren geht

Wenn Ihr Team ständig beschäftigt ist, aber trotzdem nicht sicher weiß, was in der Pipeline wirklich passiert, sind Sie nicht allein. Viele wachsende Unternehmen kommen an diesen Punkt – besonders dann, wenn Systeme, Daten und Prozesse nicht mit dem Wachstum Schritt gehalten haben.

Die gute Nachricht: Kontrolle beginnt nicht damit, noch mehr zu tun. Sie beginnt damit, klar zu sehen, wo Transparenz fehlt.

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Quellen