MIT STRUKTUR WACHSEN

Wie das IT-Systemhaus Ruhrgebiet mit SuperOffice Transparenz und Vertriebsstärke gewinnt

„Wir haben viele Chancen im Markt, die wir mit SuperOffice strukturiert entwickeln können. In der Vergangenheit fehlte uns dazu der zentrale Blick. Durch die Einführung von SuperOffice CRM ist aus Bauchgefühl somit echte Transparenz und damit auch unternehmerisches Wachstum geworden“, fasst Nils Kathagen, Geschäftsführer des IT-Systemhauses Ruhrgebiet, zusammen.

Komplexe Kundenwelten verlangen nach Klarheit und Struktur

IT-Systemhäuser stehen vor einer besonderen Herausforderung: Sie betreuen eine große Bandbreite an Kunden, von Rechtsanwaltskanzleien über Industrieunternehmen bis hin zum Public Sector. Gleichzeitig verantworten sie eine Vielzahl an Produkten und Services – von Managed Services über Microsoft 365 bis hin zu Cybersecurity- und VoIP-Lösungen. In diesem komplexen Umfeld ist es entscheidend, jederzeit zu wissen, welche Kundinnen und Kunden bereits Leistungen beziehen, wo sich neue Verkaufschancen für Dienstleistungen aus dem eigenen komplexen Portfolio ergeben und welche Marketing-Maßnahmen tatsächlich Wirkung zeigen.

Ein wachsendes Systemhaus mit drei starken Marken

Genau in diesem Spannungsfeld bewegt sich das IT-Systemhaus Ruhrgebiet. Das Unternehmen, das erst kürzlich sein 20-jähriges Bestehen feierte, beschäftigt heute rund 20 Mitarbeitende und betreut etwa 150 wiederkehrende Servicekunden im gesamten Ruhrgebiet. Über die Jahre sind zwei weitere Spin-offs des mittelständischen Unternehmens hinzugekommen: Die Firma Backupheld GmbH mit dem Schwerpunkt Backup und Cybersecurity sowie die MIKATEL GmbH als Spezialist für Voice-over-IP-Lösungen. Während das Systemhaus mit Sitz in Witten regional stark verwurzelt ist, bedienen backupheld und MIKATELinzwischen auch einen deutschlandweiten Kundenstamm. Rund 80 Prozent des Umsatzes stammen aus wiederkehrenden Managed-Service-Leistungen, ergänzt durch Projekt- und Consultinggeschäft. Diese gewachsene Struktur machte jedoch immer deutlicher, dass ohne ein zentrales CRM-System wichtige Informationen verloren zu gehen drohten. 

Viele Systeme aber keine gemeinsame Sicht auf den Kunden

Vor der CRM-Einführung lagen Kundenhistorien, Vertriebschancen und Marketinginformationen in unterschiedlichen Systemen. Das ERP-System wurde zwar für Angebote und Vertragswesen genutzt, war aber deutlich limitiert. Weder eine vollständige Historie noch eine saubere Vertriebs- und Forecast-Sicht waren möglich. Besonders herausfordernd war, dass die drei Unternehmen mit unterschiedlichen Kundenstämmen parallel arbeiteten und dadurch ein gemeinsamer, strukturierter Blick auf Chancen, Vertriebsaktivitäten und Kundenbeziehungen fehlte. Die Folge: Immer wieder traf man Entscheidungen auf Basis des Bauchgefühls statt auf Grundlage belastbarer Daten. 

Der richtige CRM-Partner für nachhaltiges Wachstum

Der Wendepunkt kam 2023 über eine Branchenveranstaltung, bei der der erste Kontakt zu SuperOffice entstand. Nach dem Vergleich verschiedener CRM-Lösungen fiel die Entscheidung bewusst auf SuperOffice. Ausschlaggebend war vor allem der prozessorientierte Beratungsansatz, der individuellen Einführung und der Möglichkeit, das System nahtlos mit dem bestehenden ERP-System “weclapp” zu verbinden. So entstand eine klare Kern-Systemstrategie: ERP für wirtschaftliche Prozesse und Vertragswesen, CRM für Beziehungen, Vertrieb, Chancenmanagement und Marketing.

Vom ersten Lead bis zum Abschluss: SuperOffice als Steuerzentrale

Heute ist SuperOffice der zentrale Einstiegspunkt für alle vertriebsnahen Prozesse. „Leads werden über ein Formular direkt im CRM erfasst, automatisch dem passenden Unternehmen ITSR, MIKATEL oder backupheld zugeordnet und strukturiert weiterbearbeitet“, erklärt Patrick Kastner, Leiter Kundenmanagement beim IT-Systemhaus Ruhrgebiet, welches auch zentral die Kundenansprache der beiden Tochtergesellschaften übernimmt. „Sobald im ERP ein Angebot angelegt wird, entsteht parallel und automatisiert eine Verkaufschance im CRM – inklusive definierter Nachfass-Aktivitäten, Verantwortlichkeiten und Zeitleisten. Das spart nicht nur Arbeitsschritte und damit wertvolle Arbeitszeit, sondern ermöglicht auch strategische Auswertungen wie etwa die Auskunft über die Anzahl der offenen Verkaufschancen oder die Prognose von Verkaufsabschlüssen,“ stellt Patrick Kastner fest. Auch die Funktion der Dashboards geben der Geschäftsführung erstmals einen echten Überblick über Maßnahmen, die auf den Vertrieb einzahlen. Rund 70 Prozent der Mitarbeitenden arbeiten täglich aktiv mit SuperOffice. Neben dem Vertrieb sind das auch die Abteilungen Backoffice, Buchhaltung, Marketing sowie in Teilen die Technik und Projektplanung. Die Akzeptanz ist hoch, weil doppelte Datenerfassung konsequent vermieden wird und das System echte Entlastung schafft.

„Besonders deutlich zeigt sich der Nutzen im Marketing und in der Kampagnensteuerung. Durch die zentrale Datengrundlage wurde sichtbar, welche Kanäle tatsächlich qualifizierte Leads generieren. “So konnten wir, wenig wirksame Maßnahmen einstellen und Budgets gezielt neu ausrichten“, hebt Rosa Eslava de Jakobs, Marketingleiterin backupheld, hervor. Auch Kundenveranstaltungen zu KI-Themen, welche regelmäßig vom IT-Systemhaus Ruhrgebiet veranstaltet werden, können heute vollständig über SuperOffice geplant, gesteuert und nachbereitet werden, inklusive Anmeldungen, Bedarfsabfragen und strukturierter Follow-ups. Aus einzelnen Events entstehen so systematische Potenziallisten, die direkt in den Vertriebsprozess einfließen.

backupheld als Erfolgsbeispiel für datengetriebenes Wachstum

Ein besonderes Highlight ist die Entwicklung der Marke backupheld. „Durch die neu gewonnene Struktur, klaren Vertriebsprozessen und einem professionellen Chancenmanagement konnten wir den Umsatz unseres Unternehmen Backupheld in kurzer Zeit auf das 2,5-Fache steigern und sind offizieller Cyber-Protect-Partner des FC Schalke 04“, hebt Nils Kathagen stolz hervor.  Für den Bundesligisten sichert backupheld heute über 150 Server und Infrastrukturkomponenten des bekannten Fußballvereines ab. Das Leuchtturmprojekt hat enorme Strahlkraft, und wäre ohne die neue CRM-Transparenz deutlich schwerer zu realisieren.

CRM als kontinuierlicher Prozess und starke Basis für die Zukunft

Auch wenn das IT-Systemhaus Ruhrgebiet bewusst davon spricht, dass CRM ein fortlaufender Prozess ist, steht für Nils Kathagen fest: „SuperOffice bildet heute die Grundlage für professionelles, skalierbares Wachstum. Statt verstreuter Informationen gibt es eine zentrale Wahrheit. Statt Bauchgefühl gibt es belastbare Entscheidungsgrundlagen und statt reaktiver Zusammenarbeit mit Interessenten und Kunden wird der Vertrieb zunehmend proaktiv, datengetrieben und strukturiert.“