Wie Schneider + Wulf Vertrieb und Kundenarbeit im IT-Systemhaus messbar steuert

Mit SuperOffice Cloud, klaren KPI-Strukturen und ERP-Integration stiegen unter anderem Winrate, Transparenz und Effizienz im Vertriebsalltag

„Ein CRM entfaltet seinen wirklichen Mehrwert erst dann, wenn es nahtlos mit dem ERP-System verbunden ist. Erst diese Integration schafft durchgängige Prozesse über Vertrieb, Marketing und Auftragsabwicklung hinweg. Aus unserer Erfahrung ist in rund 90 Prozent der Kundenprojekte die ERP-Schnittstelle der entscheidende Hebel. Mit Standardkonnektoren lässt sich der Setup-Aufwand häufig auf weniger als einen Tag reduzieren und wird damit auch für mittelständische Unternehmen wirtschaftlich attraktiv“, sagt Sven Wulf, Gesellschafter der Schneider + Wulf EDV-Beratung GmbH & Co. KG. 

SuperOffice Partner und Anwender – Praxis statt Theorie

Die Schneider + Wulf EDV-Beratung GmbH & Co. KG steht seit 1988 für fundierte IT-Beratung im Mittelstand. Aus einem klassischen Systemhaus für Netzwerkinfrastrukturen hat sich ein breit aufgestellter IT-Dienstleister mit heute rund 55 Mitarbeitenden entwickelt. Das Unternehmen arbeitet in vier strategischen Bereichen: IT-Infrastruktur mit Fokus auf Microsoft Cloud und Azure, Informationssicherheit inklusive Audits und Penetrationstests, Krisen- und Security-Services sowie Digitalisierungslösungen mit individuellen Projektumsetzungen.

Mit dem Wachstum des Unternehmens stiegen auch die Anforderungen an transparente Vertriebs- und Kundenprozesse. Als langjähriger SuperOffice-Partner nutzt Schneider + Wulf das CRM daher auch konsequent im eigenen Unternehmen. Vertrieb, Marketing und Kundenkommunikation werden zentral über das System gesteuert. „Wir trennen bewusst: Unser ITSM löst technische Incidents – SuperOffice steuert Kundenarbeit, Sales und Service. Diese klare Trennung sorgt dafür, dass nichts verloren geht und wir jederzeit handlungsfähig bleiben“, erklärt Wulf.

Viele IT-Systemhäuser stehen heute vor einer ähnlichen Herausforderung: Wachstum ist selten das Problem – die Schwierigkeit liegt darin, Wachstum planbar zu machen. Kapazitätsengpässe im Team, zu viele Übergaben zwischen Vertrieb und Umsetzung sowie fehlende Verbindlichkeit in der Nachverfolgung führen dazu, dass gute Anfragen im Alltag verpuffen oder Projekte unnötig Reibung erzeugen. Entscheidend ist deshalb weniger das Tool an sich, sondern ob Prozesse so geführt werden, dass Steuerung, Transparenz und klare Verantwortlichkeiten entstehen.

Die langjährige Zusammenarbeit mit SuperOffice wurde 2025 mit der Auszeichnung SuperOffice Partner of the Year gewürdigt. Sie steht für eine Partnerschaft, die weit über den reinen Vertrieb hinausgeht: Schneider + Wulf nutzt das System selbst täglich im operativen Geschäft. Diese Doppelrolle als Anwender und Umsetzungspartner prägt auch die Projekte beim Kunden. Im Mittelpunkt steht nicht die Einführung einer Software, sondern der Aufbau stabiler Prozesse für Vertrieb, Kundenbetreuung und Zusammenarbeit.

Transparenz über den gesamten Kundenlebenszyklus

Aktuell nutzen rund 14 Mitarbeitende aus Vertrieb, Marketing und dem Bereich Digitalisierung SuperOffice aktiv im Arbeitsalltag. Ziel ist eine möglichst vollständige Übersicht über alle Kundenkontakte – von der ersten Anfrage bis zum abgeschlossenen Projekt. Leads, die über Website, Telefon oder Empfehlungen eingehen, werden direkt im CRM erfasst, verantwortlichen Personen zugeordnet und mit klaren Follow-up-Aufgaben versehen. Wiedervorlagen und Terminlogiken sorgen dafür, dass kein Vorgang liegen bleibt. „Wenn die Daten sauber gepflegt sind, erreichen wir eine Transparenz von neun bis zehn Punkten auf einer Zehnerskala“, beschreibt Manuel Büschgens, Marketing Manager bei Schneider + Wulf, den praktischen Nutzen.

Schneider + Wulf adressiert diese Punkte mit einem einfachen Prinzip: Verbindlichkeit vor Funktionalität. Jede Anfrage bekommt einen nächsten Schritt, Zuständigkeiten werden sauber geführt und Entscheidungen basieren auf Kennzahlen statt Bauchgefühl. So wird CRM im IT-Systemhaus vom Ablageort zu einem Steuerungsinstrument.Vertriebssteuerung mit klaren Kennzahlen.

Neben der operativen Transparenz spielt die strategische Steuerung eine zentrale Rolle. Schneider + Wulf arbeitet mit einem monatlichen Vertriebsreporting, das Kennzahlen wie neue Leads, Abschlüsse pro Kampagne, verlorene Opportunities oder den ROI einzelner Marketingmaßnahmen abbildet. Webinare, Newsletter und Veranstaltungen werden nicht nur durchgeführt, sondern systematisch ausgewertet. „Vertrieb muss messbar sein. Nur dann lassen sich Ressourcen gezielt einsetzen.“, betont Wulf. Bei Schneider + Wulf bedeutet das: Kampagnen, Leads, Opportunities und Abschlüsse werden nicht isoliert betrachtet, sondern in einem gemeinsamen Reporting zusammengeführt. So wird sichtbar, welche Maßnahmen tatsächlich Wirkung zeigen – und wo nachgesteuert werden muss. Auf dieser Basis gewann das Unternehmen im vergangenen Jahr 48 Neukunden; zugleich stieg die Winrate im 12-Monatsvergleich um 24 Prozent.

Ein entscheidender Vorteil liegt dabei auch in der Autarkie der Fachbereiche. Dashboards und Kennzahlen lassen sich ohne externe Unterstützung erstellen. „Viele große Enterprise-CRM-Plattformen werden im Alltag schnell zu Ressourcenfressern, weil für individuelle Auswertungen oft IT oder externe Consultants eingebunden werden müssen“, sagt Wulf. Bei Schneider + Wulf ist das anders: Die Vertriebsleitung kann KPIs und Dashboards eigenständig anpassen und kurzfristig genau die Informationen abrufen, die für Steuerung und Priorisierung gebraucht werden. Diese operative Autarkie zahlt direkt auf die Vertriebsleistung ein: Im 12-Monatsvergleich verkürzte sich die durchschnittliche Zeit von der Opportunity bis zum Abschluss um 26 Prozent. 

Der Kunde will keine Datensilos

Aus Projekterfahrung weiß das Team: Der Integrationsbedarf liegt bei Kunden fast immer beim ERP-System. Während das ERP-System kaufmännische Daten wie Aufträge, Rechnungen oder Artikel verwaltet, bildet das CRM alle kundenbezogenen Aktivitäten ab – vom ersten Kontakt bis zum Vertragsabschluss. „Beide Systeme haben ihre klare Rolle: Das ERP liefert die kaufmännische Wahrheit, das CRM steuert die Aktivitäten für zukünftiges Geschäft“, erklärt Wulf. Entscheidend wird es dort, wo beide Welten sauber zusammenspielen. Genau diese Integration ist in rund 90 Prozent der Projekte der Hebel, um Datensilos aufzubrechen, Übergaben zu vereinfachen und Informationen nicht doppelt pflegen zu müssen. Auch intern zeigte sich dieser Effekt deutlich: Durch die engere Verzahnung von CRM und angrenzenden Prozessen wurde das Backoffice spürbar entlastet; Aufgaben konnten im Umfang einer Vollzeitkapazität neu verteilt werden.

Die verbesserte Datenbasis und die engere Verzahnung von CRM, Vertriebsprozessen und angrenzenden Systemen sorgten nicht nur für mehr Transparenz und effizientere Abläufe. Auch der durchschnittliche Auftragswert der SuperOffice-Projekte stieg in den vergangenen drei Jahren um 13 Prozent.

Cloud als Innovationsmotor

Der Wechsel von SuperOffice in die Cloud brachte für Schneider + Wulf in den vergangenen fünf Jahren einen spürbaren Entwicklungsschub. Funktionen, die früher über zusätzliche Tools abgebildet werden mussten, stehen heute direkt im System zur Verfügung. So wurde die zuvor eingesetzte Marketinglösung eMarketeer vollständig durch das integrierte Newsletter- und Kampagnentool von SuperOffice ersetzt. Webformulare, Lead-Erfassung, Kampagnenauswertungen und die Nachverfolgung von Eventkontakten laufen damit ohne Medienbruch im CRM zusammen. Das stärkt die Zusammenarbeit von Marketing und Vertrieb – und zeigt sich auch in den Ergebnissen: Im 12-Monatsvergleich sanken die Kosten pro qualifizierter Anfrage um 27 Prozent.

Europäische Cloud als Verkaufsargument

Ein weiterer Faktor gewinnt im Systemhausgeschäft zunehmend an Bedeutung: die europäische Herkunft der Plattform. SuperOffice wird vollständig in europäischen Rechenzentren betrieben und unterliegt damit europäischen Datenschutzstandards. Gerade für mittelständische Unternehmen ist diese Souveränität ein wichtiges Argument, insbesondere im Vergleich zu großen US-Plattformen. Für Schneider + Wulf ist das ein klarer Vorteil in Kundengesprächen.

Bewusste Plattformentscheidung

Diese Positionierung hat auch interne strategische Überlegungen geprägt. Vor einigen Jahren prüfte Schneider + Wulf, zusätzlich ein zweites CRM-Standbein im Microsoft-Ökosystem aufzubauen. Nach einer Beobachtungsphase entschied sich das Unternehmen jedoch bewusst dagegen. Ausschlaggebend waren die technologische Weiterentwicklung der Plattform, die zunehmende Funktionsintegration sowie die intensive Zusammenarbeit mit SuperOffice.

Mittelstand für Mittelstand

Schneider + Wulf arbeitet für mittelständische Unternehmen mit anspruchsvollen Prozessen und hohem Integrationsbedarf. Entscheidend ist dabei weniger die einzelne Branche als die Fähigkeit, Vertriebs-, Service- und ERP-nahe Abläufe sauber miteinander zu verzahnen. „Wir sind selbst ein mittelständisches Unternehmen und kennen die Anforderungen unserer Kunden sehr genau“, sagt Wulf. Gerade diese Nähe zum Mittelstand und das Verständnis für gewachsene Prozesslandschaften machen den Unterschied. SuperOffice wird von Schneider + Wulf als Lösung wahrgenommen, die Funktionsumfang, Anpassbarkeit und Bedienbarkeit in eine für mittelständische Organisationen passende Balance bringt. 

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