Es überrascht uns, dass die meisten Nutzer E-Mails immer noch von Grund auf verfassen, Besprechungen manuell vorbereiten und Zeit mit Aufgaben verbringen, die KI in Sekundenschnelle erledigen kann.
Wir möchten Ihnen zeigen, dass es bereits jetzt – direkt in SuperOffice CRM, das Sie jeden Morgen öffnen – einige leistungsstarke KI-Funktionen gibt, die Ihre Arbeit erleichtern und Ihren Arbeitstag effizienter machen.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen vier konkrete Möglichkeiten vor, wie Sie schon heute anders arbeiten können – und zwar mit den Mitteln, die Ihnen bereits zur Verfügung stehen. Und je höher Ihr Tarif, desto umfangreicher werden auch die KI-Funktionen.
- Das Problem: Die meisten SuperOffice-Anwender nutzen nur einen Bruchteil der bereits in ihrem SuperOffice CRM integrierten KI-Funktionen und greifen auf externe Tools zurück, um diese Lücke zu schließen.
- Die Lösung: Vier praktische, auf konkrete Aufgaben ausgerichtete Möglichkeiten, KI noch heute in SuperOffice einzusetzen – vom Verfassen von Texten bis hin zum Beantworten von Anfragen. Dabei baut jede auf der vorherigen auf, je höher Ihr Tarif ist.
- Der Beweis: Alle hier vorgestellten Funktionen sind bereits in SuperOffice CRM implementiert und können ab sofort genutzt werden.
1. Schreiben: Entwerfen, verfeinern und erstellen Sie Inhalte, ohne bei null anzufangen
Eine leere Seite kann echte Kopfschmerzen bereiten. Ganz gleich, ob Sie eine Nachfass-E-Mail nach einem schwierigen Meeting, eine E-Mail-Kampagne oder einen Sales-Pitch für einen potenziellen Kunden verfassen, mit dem Sie seit Monaten im Austausch sind – bei null anzufangen kostet Zeit, die Sie nicht haben.
Textoptimierung und -überarbeitung sind in jedem Tarif ab „Starter“ verfügbar. Die Funktion lässt sich in jedem Textfeld in SuperOffice nutzen: Notizen, E-Mails, Folgeaufgaben, Angebote.
Sie verfassen einen groben ersten Entwurf. Die KI hilft Ihnen dabei, diesen zu verfeinern. Passen Sie den Ton an, kürzen Sie den Text oder gestalten Sie ihn freundlicher – alles mit nur einem Klick.
Es bleiben Ihre Worte, nur der Feinschliff geht schneller.
Bei Marketinginhalten können Sie mithilfe der Funktion zur Erstellung von Marketingbildern und -inhalten beschreiben, was Sie benötigen, und erhalten kampagnenfertige Grafiken oder Textvorschläge, ohne Ihr CRM verlassen zu müssen. Sie müssen nicht zwischen externen Tools hin- und herwechseln. Und Sie müssen auch nicht mehr auf einen Designer warten, um einen ersten Entwurf zu erhalten.
Ab der Plus-Stufe geht die Unterstützung bei kundenorientierten Texten noch einen Schritt weiter. Sie hilft Ihnen dabei, Botschaften für Ihre Kunden zu verfassen, die den richtigen Ton treffen – ganz gleich, ob die Situation Empathie, Klarheit oder Souveränität erfordert.
Es geht nicht darum, Ihr Urteilsvermögen zu ersetzen. Die KI soll Ihnen vielmehr eine solide Grundlage für Ihre Arbeit geben – statt einer leeren Seite, die Sie selbst füllen müssen.
Profi-Tipp: Nutzen Sie die Textoptimierung, um dieselbe Kernbotschaft an unterschiedliche Zielgruppen anzupassen. Ein Finanzvorstand und ein Vertriebsleiter benötigen oft dieselbe Botschaft – aber unterschiedlich formuliert. Die KI passt den Ton mit einem Klick an.
2. Vorbereitung: Informieren Sie sich umfassend, bevor Sie in eine Besprechung gehen
Gute Vorbereitung bedeutet, Ihre Zeit für die Strategie zu nutzen, anstatt nach Informationen zu suchen, die möglicherweise versteckt sind.
„Workspace Assist“ ist ab dem Core-Tarif verfügbar und Ihr KI-Assistent direkt im CRM – immer nur einen Klick entfernt. Stellen Sie ihm Fragen, erhalten Sie sofortige Zusammenfassungen und führen Sie Aktivitäten in Ihrem CRM aus, ohne den aktuellen Bildschirm verlassen zu müssen.
Das ist der Unterschied zwischen dem Durchforsten der Kontakthistorie und der einfachen Frage: „Was muss ich über diesen Kunden wissen, bevor ich ihn heute anrufe?“
Intelligente Zusammenfassungen sind ebenfalls ab dem Core-Tarif verfügbar und bringen Ihr Team schnell auf den neuesten Stand bei langen Korrespondenzverläufen und Kundenhistorien. So kommt Ihr Team gut informiert und ohne Hektik zum Termin.
Ab dem Growth-Tarif geht „Company Insight“ noch einen Schritt weiter. Es durchsucht Ihre Unternehmensdaten und schlägt Ergänzungen für fehlende Angaben vor oder füllt diese automatisch aus, sodass Ihre CRM-Daten ohne manuellen Aufwand aktuell bleiben. Sie gehen in ein Meeting mit der Gewissheit, dass Ihre Informationen aktuell sind – und nicht nur in der Hoffnung, dass dies der Fall ist.
Und für Kontakte, die Sie persönlich treffen, können Sie mit „Card Assist“, das ab dem Core-Tarif als Teil von Mobile CRM verfügbar ist, eine Visitenkarte scannen und automatisch einen CRM-Kontakt anlegen. Keine manuelle Eingabe. Keine Leads mehr, die in einem Stapel Visitenkarten verloren gehen, den Sie später noch abarbeiten wollten.
Profi-Tipp: Nutzen Sie „Workspace Assist“ morgens vor einem arbeitsreichen Tag mit Kundenterminen. Bitten Sie das Tool, Ihre anstehenden Termine zusammenzufassen und alles zu markieren, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert. Das dauert nur wenige Sekunden und erspart Ihnen die hektische Vorbereitung vor den Terminen.
3. Reagieren: Bearbeiten Sie Anfragen schneller und intelligenter
Bei der Kommunikation mit Kunden kommt es auf Schnelligkeit an. Die Zeit zwischen dem Eingang einer Anfrage und deren Lösung ist für den Kunden sichtbar, und jede unnötige Verzögerung macht sich bemerkbar.
Intelligente Zusammenfassungen verdichten lange Kundenservice-Anfragen und deren Verlauf sofort auf die wichtigsten Punkte. So erfassen Sie die Situation, bevor Sie mit der Beantwortung beginnen – und nicht erst mittendrin.
Ab dem Core-Tarif wertet die KI-Textanalyse für Anfragen eingehende Anfragen automatisch aus. Sie erkennt, welche Konversationen von Frustration oder Dringlichkeit geprägt sind, sodass die richtigen Fälle zuerst priorisiert werden – und nicht nur die aktuellsten.
Ab dem Plus-Tarif gehen KI-Antwortvorschläge noch einen Schritt weiter. Ihr Team erhält einen Vorschlag als Ausgangspunkt für die Antwort, statt vor einer leeren Seite zu sitzen. Die endgültige Antwort gestalten Sie weiterhin selbst. Der erste Entwurf entsteht jedoch nicht aus dem Nichts.
Das Ergebnis ist ein Team, das schneller, mit mehr Kontext und entsprechend der richtigen Prioritäten reagiert.
Profi-Tipp: Muster in Zusammenfassungen und der Anfrageanalyse sind Signale, auf die Sie reagieren sollten. Wenn dasselbe Problem immer wieder in verschiedenen Anfragen auftaucht, handelt es sich wahrscheinlich nicht um ein Support-Problem, sondern um ein Produkt- oder Prozessproblem..
4. Erfassen: Gespräche automatisch dokumentieren und CRM-Daten dadurch immer aktuell halten
Dieser Tipp hebt sich etwas von den anderen ab, da dafür „SuperNotes“ erforderlich ist – ein Add-on für Ihr SuperOffice CRM. Sie können es unabhängig davon hinzufügen, welchen Tarif Sie nutzen. Und das lohnt sich: Für viele Teams schließt es die mit Abstand größte Lücke bei der Pflege von CRM-Daten.
Diese Lücke besteht darin: In Meetings entstehen die wertvollsten Erkenntnisse über Ihre Kunden – und genau dort gehen CRM-Daten meist verloren.
Nach einem guten Kundengespräch landen Notizen schnell irgendwo, wo sie später kaum noch auffindbar sind. Die Folge-E-Mail wird aus der Erinnerung verfasst, und das CRM erst Stunden später – oder gar nicht – aktualisiert.
Die Informationen, die Ihre nächste Kampagne, Ihr nächstes Angebot und Ihr nächstes Gespräch vorantreiben sollten, bleiben im Kopf eines Mitarbeiters oder in einem vergessenen Dokument verborgen.
SuperNotes erfasst Meetings automatisch – online über Microsoft Teams oder Google Meet oder persönlich vor Ort. Es erstellt eine strukturierte Zusammenfassung, klare nächste Schritte, Vorschläge für CRM-Aktualisierungen und Entwürfe für die Nachbereitung. Alles ist direkt mit dem entsprechenden Datensatz in SuperOffice CRM verknüpft.
Sie bleiben im Gespräch präsent, während Ihr CRM stets auf dem neuesten Stand bleibt – ohne dass sich jemand daran erinnern muss, es zu aktualisieren.
Für Teams, in denen die Datenpflege eine wiederkehrende Herausforderung darstellt, ist dies keine Luxusfunktion. Es handelt sich um eine grundlegende Lösung, die auch alle anderen KI-Funktionen präziser macht, weil die zugrunde liegenden Daten endlich vollständig sind.
Profi-Tipp: Wenn Ihr Team regelmäßig mit unvollständigen Kontaktverläufen oder versäumten Nachfassaktionen zu kämpfen hat, lohnt es sich, SuperNotes gemeinsam mit Ihrem SuperOffice-Berater genauer anzusehen. Die Daten, die dadurch in das CRM zurückfließen, verbessern die Qualität von allem, was darauf aufbaut. Und das Beste daran? Sie können es ausprobieren, auch wenn Sie SuperOffice CRM noch nicht nutzen.
Die Tools sind bereits da – die Frage ist nur, ob Sie sie auch nutzen.
Der Unterschied zwischen einem CRM, das lediglich Daten speichert, und einem CRM, das Sie aktiv bei Ihrer Arbeit unterstützt, liegt nicht in der Technologie. Es geht um Gewohnheiten.
Nutzen Sie KI direkt beim Schreiben. Bereiten Sie sich besser vor, ohne mehr Zeit zu investieren. Reagieren Sie schneller, ohne an Qualität einzubüßen. Und erfassen Sie Gespräche so, dass die relevanten Informationen automatisch in Ihrem CRM landen.
So sieht KI in SuperOffice in der Praxis aus: tägliche Arbeitsroutinen, die Sie mit den Funktionen Ihres bestehenden Tarifs schon jetzt umsetzen können.
Sind Sie sich nicht sicher, welche KI-Funktionen in Ihrem aktuellen Tarif enthalten sind, oder möchten Sie herausfinden, was SuperNotes für Ihr Team leisten könnte? Sprechen Sie mit einem SuperOffice-Berater. Er kann Ihnen zeigen, welche Funktionen Ihnen zur Verfügung stehen und was zu Ihrer Arbeitsweise passt.