SuperOffice Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wurde am 20. März 2018 veröffentlicht.

Wir bei SuperOffice sind dazu verpflichtet, den Schutz Ihrer Daten in Übereinstimmung mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) 2016/679 vom 27. April 2016 zu leisten und zu achten. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wann und warum wir personenbezogene Informationen sammeln, wie wir sie verwenden, die Bedingungen, unter denen wir sie anderen gegenüber offenlegen können, und wie wir sie schützen. Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung unserer Produkte und für unsere Tätigkeiten in Verkauf, Marketing und bei der Erfüllung von Kundenverträgen. Sie trifft auch auf Einzelpersonen zu, die eine Stelle bei SuperOffice suchen.

Wer sind wir?

SuperOffice AS entwickelt und liefert die Customer Relationship Management (CRM)-Software, welche Marketing-, Verkaufs- und Kundenserviceprozesse unserer Kunden unterstützt. Der Hauptsitz unserer Firma ist in Oslo, Norwegen, und unsere Tochterunternehmen befinden sich in Norwegen, Schweden, Dänemark, Deutschland, den Niederlanden, dem Vereinigten Königreich, der Schweiz und Litauen. Die eingetragene Firmenanschrift des Hauptsitzes lautet Wergelandsveien 27, 0167 Oslo, Norwegen.

Datenverantwortlicher ist SuperOffice AS und unser Datenschutzbeauftragter kann kontaktiert werden unter: privacy@superoffice.com.

Der Datenschutzbeauftragte des für die Verarbeitung Verantwortlichen ist:

Christian Wyrwich, SuperOffice GmbH, Martin-Schmeißer-Weg 3b, 44227 Dortmund, Deutschland, Tel.: +49 231 75860, E-Mail: privacy@superoffice.com

Website: www.superoffice.de

Jede betroffene Person kann sich jederzeit bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Wann sammeln wir personenbezogene Daten über Sie?

  • Wenn Sie unsere Produkte nutzen.
  • Wenn Sie persönlich, per Korrespondenz, über Telefon, Social Media oder unsere Websites mit uns interagieren.
  • Wenn wir personenbezogene Informationen aus anderen legitimen Quellen sammeln, zum Beispiel Datenaggregatoren, Marketing-Partner von SuperOffice, öffentliche Quellen oder soziale Netzwerke. Wir verwenden diese Daten nur, wenn Sie uns Ihre Einwilligung dazu gegeben haben, dass Ihre personenbezogenen Daten mit anderen geteilt werden.
  • Wir können personenbezogene Daten sammeln, wenn dies als von berechtigtem Interesse betrachtet wird und dieses Interesse nicht von Ihren Datenschutzinteressen außer Kraft gesetzt wird. Vor der Sammlung von Daten stellen wir sicher, dass eine Bewertung durchgeführt wird. Sie gewährleistet, dass ein gegenseitiges Interesse für Sie und SuperOffice besteht.

Warum sammeln und verwenden wir personenbezogene Daten?

Wir sammeln und verwenden personenbezogene Daten hauptsächlich zur Durchführung von Direktverkäufen, Direktmarketing und Kundenservice. Außerdem sammeln wir Daten über Lieferanten, Partner und Bewerber oder Mitarbeiter unserer Firma.

Wir können Ihre Informationen zu den folgenden Zwecken verwenden: 

  • Um Ihnen Marketing-Kommunikation zu senden, um die Sie gebeten haben. Dies kann Informationen über unsere Produkte und Dienstleistungen, Veranstaltungen, Aktivitäten und Werbeaktionen zu den Produkten und Dienstleistungen unserer assoziierten Partner umfassen. Diese Art von Kommunikation ist abonnementabhängig und es macht Ihre Einwilligung erforderlich.
  • Um Ihnen Informationen zu den Produkten und Dienstleistungen zukommen zu lassen, die Sie bei uns gekauft haben.
  • Um direkte Verkaufsaktivitäten durchzuführen, wenn berechtigte und gegenseitige Interessen bestehen.
  • Um Ihnen Angaben zu Inhalten und Veranstaltungsorten zu einem Webinar oder einer Veranstaltung, zu der Sie sich angemeldet haben, zukommen zu lassen.
  • Um auf eine Bitte um Kontaktaufnahme und andere Web-Formulare (z.B. zum Herunterladen eines Whitepapers) zu antworten, die Sie im Rahmen unseres Internetauftritts ausgefüllt haben.
  • Um Folgeaufgaben zu bearbeiten (Kundensupport, E-Mails, Chats oder Anrufe).
  • Um Ihnen Zugriff auf SuperOffice CRM und die mit einem Free Trial verbundenen Services zu gewähren.
  • Um Ihnen Zugriff auf unser Kundensupportportal oder auf die SuperOffice Community-Website zu gewähren.
  • Um Vertragsverpflichtungen wie Auftragsbestätigungen, Angaben zur Lizenz, Rechnungen, Mahnungen und dergleichen nachzukommen. Der Vertrag kann direkt mit SuperOffice oder mit einem Partner von SuperOffice abgeschlossen worden sein.
  • Um Sie über alle Unterbrechungen bei unseren Services zu informieren (Systemmeldungen).
  • Um Sie zur Durchführung von Umfragen über Ihre Meinung zu unseren Produkten und Services zu kontaktieren.
  • Um eine Bewerbung zu bearbeiten.

Unsere Rechtsgrundlage für die Sammlung personenbezogener Daten

Sammlung von personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung 

Die Sammlung personenbezogener Daten, die auf der Einwilligung des Datensubjekts basiert, erfolgt über die Verwendung von „Einwilligungsformularen“, in denen die Dokumentation zur Einwilligung durch die Einzelperson gespeichert wird. Einwilligungen von Einzelpersonen werden stets in unseren Systemen gespeichert und dokumentiert. 

Sammlung von personenbezogenen Daten aufgrund von Verträgen

Wir verwenden personenbezogene Informationen zur Erfüllung unserer Verpflichtungen in Bezug auf Verträge und Vereinbarungen mit Kunden, Partnern und Lieferanten. 

Sammlung von personenbezogenen Daten aufgrund von berechtigten Interessen

Wir können personenbezogene Daten verwenden, falls dies als von berechtigtem Interesse betrachtet wird und dieses Interesse nicht von den Datenschutzinteressen der Datensubjekte außer Kraft gesetzt wird. Normalerweise wurde zum Festlegen einer Rechtsgrundlage für die Datensammlung eine Bewertung vorgenommen, bei der ein gegenseitiges Interesse für SuperOffice und die Einzelperson identifiziert wurde. Diese Rechtsgrundlage hängt in erster Linie mit unseren Verkaufs- und Marketingzwecken zusammen. Wir werden Einzelpersonen stets über ihre Datenschutzrechte und den Zweck der Sammlung von personenbezogenen Daten informieren.

Welche Art von personenbezogenen Daten wird gesammelt? 

Wir sammeln neben dem Namen und den Kontaktdaten Ihrer Firma auch Namen, Telefonnummer, Funktion und E-Mail-Adresse. Wir können außerdem von Ihnen übermitteltes Feedback, Kommentare und Fragen aus servicebezogener Kommunikation und Aktivitäten sammeln wie zum Beispiel Meetings, Anrufe, Dokumente und E-Mails. Wir können von unseren Websites die IP-Adresse und die auf der Seite durchgeführten Aktivitäten sammeln.

Wenn Sie auf unserer Community-Website Fotos oder Videos hochladen, Posts oder Kommentare usw. hinzufügen, können die Informationen von allen Personen mit Zugriff auf die Community-Seite gelesen und zu Zwecken verwendet werden, über die SuperOffice oder Sie keine Kontrolle haben. Darum ist SuperOffice nicht für Informationen verantwortlich, die Sie an die Community-Website übermitteln.

Wenn Sie sich bei SuperOffice um eine Stelle bewerben, sammeln wir die Daten, die Sie uns während des Bewerbungsprozesses zur Verfügung stellen.

SuperOffice sammelt und verarbeitet keine besonderen Datenkategorien von personenbezogenen Daten wie öffentliche eindeutige Kennungen oder sensible personenbezogene Daten. 

Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie wir es für die Erfüllung des Zwecks, zu dem die personenbezogenen Daten gesammelt wurden, für erforderlich halten, während wir zugleich die Notwendigkeit für uns berücksichtigen, Ihre Anfragen zu beantworten oder mögliche Probleme zu klären, die Anforderungen laut den anwendbaren Gesetzen einzuhalten, uns um alle Rechtsansprüche/Beschwerden zu kümmern, und auch zu Sicherungszwecken.

Das bedeutet, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nach Ihrer letzten Interaktion mit uns über einen vernünftigen Zeitraum hinweg aufbewahren können. Wenn die von uns gesammelten personenbezogenen Daten nicht länger benötigt werden, werden wir sie auf sichere Weise zerstören. Wir können Daten zu statistischen Zwecken verarbeiten. In solchen Fällen werden die Daten jedoch anonymisiert. 

Ihre Rechte zu Ihren personenbezogenen Daten

Sie haben hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten die folgenden Rechte:

  • Das Recht darauf, eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten, die SuperOffice über Sie aufbewahrt, zu verlangen.
  • Das Recht, SuperOffice zur Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten aufzufordern, falls sie falsch oder veraltet sind.
    • Wenn Sie Kunde oder Partner sind und ein Profil auf unserer Community-Website registriert haben, können Sie Ihr Benutzerprofil aktualisieren, indem Sie sich bei der Community anmelden und „Profil bearbeiten“ auswählen.
    • Wenn Sie Kunde sind und SuperOffice CRM Online nutzen, können Sie Ihr Benutzerprofil in SuperOffice aktualisieren, indem Sie sich in SuperOffice anmelden und die Option „Informationen zu meiner Person einblenden“ auswählen, um Ihre Angaben zu bearbeiten.
  • Das Recht, zu verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten gelöscht werden, wenn ihre Aufbewahrung für SuperOffice nicht mehr länger notwendig ist.
  • Das Recht, alle Einwilligungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit zu widerrufen. Wie zum Beispiel Ihre Einwilligung zum Erhalt von E-Marketing-Kommunikation:
    • Wenn Sie Ihre Einwilligung zum E-Marketing widerrufen möchten, nutzen Sie bitte den Link zur Verwaltung Ihrer Abonnements, der in unserer Kommunikation enthalten ist. Bitte beachten Sie, dass Sie nach wie vor Systemmeldungen und administrative Kommunikation von SuperOffice wie Auftragsbestätigungen, Systemmeldungen und Benachrichtigungen zu Ihren Kontoaktivitäten erhalten können.
  • Das Recht darauf, zu verlangen, dass SuperOffice Ihnen Ihre personenbezogenen Daten bereitstellt, und, falls möglich, diese Informationen direkt (als portables Format) an einen anderen Datenverantwortlichen weiterzuleiten, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag basiert.
  • Das Recht darauf, eine Beschränkung für weitere Datenverarbeitung zu verlangen, falls es in Bezug auf die Richtigkeit oder die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Streitigkeiten gibt.
  • Das Recht darauf, der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu widersprechen, falls die Datenverarbeitung auf berechtigten Interessen und/oder Direktmarketing basierte.

Alle Anfragen zu Ihren Datenschutzrechten sollten an privacy@superoffice.com gerichtet werden

Die Verwendung von Cookies und Beacons

Wir verwenden Cookies und Web-Beacons (‚Informationen zur Website-Navigation‘), um Informationen zu sammeln, während Sie sich auf den Firmenwebsites bewegen. Informationen zur Website-Navigation schließen Standardinformationen von Ihrem Webbrowser wie Browsertyp und Browsersprache, Ihre Internet Protocol (IP)-Adresse und die Aktionen, die Sie auf den Firmenwebsites vornehmen, zum Beispiel die aufgerufenen Webseiten und die angeklickten Links, mit ein.

Diese Informationen werden zur Optimierung der Websites verwendet und auch zur Bereitstellung von Geschäfts- und Marketinginformationen für Website-Eigentümer und zur Sammlung von personenbezogenen Daten wie Browsertyp und Betriebssystem, verweisende Seite, Pfad über die Seite, ISP-Domäne usw. Dies soll das Verständnis dafür verbessern, wie Besucher eine Website nutzen. Cookies und vergleichbare Technologien helfen uns dabei, unsere Website auf Ihre persönlichen Bedürfnisse zuzuschneiden und Sicherheitsbedrohungen und Missbrauch zu erkennen und zu vermeiden. Wenn sie allein verwendet werden, identifizieren Cookies und Beacons Sie nicht persönlich.

Teilen wir Ihre Daten mit anderen?

Wir teilen, verkaufen, vermieten oder handeln Ihre Informationen nicht ohne Ihre Einwilligung mit und an Drittanbieter, mit den unten beschriebenen Ausnahmen:

Drittanbieter von Dienstleistungen, die in unserem Namen tätig sind:

Wir können Ihre Informationen an unsere Lieferanten, Mitarbeiter, Unterauftragnehmer und andere verbundene Organisationen weitergeben, sodass sie in unserem Namen Dienstleistungen für Sie erbringen können.

Drittanbieter von Produkten, mit denen wir zusammenarbeiten: 

Wir arbeiten eng mit verschiedenen Drittanbietern von Produkten zusammen, damit Ihnen eine Reihe von Produkten und Dienstleistungen zur Verfügung stehen, die Ihre erweiterten CRM-Bedürfnisse erfüllen sollen (z. B. in unserem App Store erhältliche Apps). Wenn Sie eine Anfrage zu einem oder mehreren dieser Produkte haben oder einen Kauf abschließen, verwendet der relevante Drittanbieter von Produkten Ihre Angaben, um Ihnen Informationen zur Verfügung zu stellen oder seine Verpflichtungen aus allen Verträgen, die Sie mit ihm abgeschlossen haben, zu erfüllen. In einigen Fällen treten Drittanbieter von Produkten als Datenverarbeiter Ihrer Informationen auf, weshalb wir Ihnen raten, ihre Datenschutzrichtlinie zu lesen und eine Datenverarbeitungsvereinbarung abzuschließen. Diese Drittanbieter von Produkten werden Ihre Informationen mit uns teilen und wir werden sie in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung verwenden.

Bei rechtlicher Verpflichtung:

Wir legen Ihre personenbezogenen Informationen bei einer rechtlichen Verpflichtung offen oder wenn wir als Firma den berechtigten Grund zur Annahme haben, dass eine Offenlegung wichtig für den Schutz der Rechte unserer Firma ist, und/oder zur Einhaltung bei einem Gerichtsverfahren, einem Gerichtsbeschluss oder einer Ladung vor ein Gericht. Wir werden jedoch tun, was in unserer Macht steht, um sicherzustellen, dass Ihre Datenschutzrechte geschützt bleiben. 

Einsatz von Unterauftragnehmern (Verarbeiter und Unterverarbeiter) 

Wir können Unterauftragnehmer beschäftigen, damit sie personenbezogene Daten in unserem Namen verarbeiten, und sind für die Sicherstellung dessen verantwortlich, dass sie sich zur Einhaltung dieser Datenschutzrichtlinie und der anwendbaren Datenschutzverordnung verpflichten, indem sie eine Datenverarbeitungsvereinbarung unterzeichnen.

Verarbeitet der Unterauftragnehmer personenbezogene Daten außerhalb der EU/ des EWR, muss eine solche Verarbeitung in Übereinstimmung mit dem EU Privacy Shield Framework, den EU-Standardvertragsklauseln zur Übertragung in Drittländer und jeder weiteren, explizit angegebenen Rechtsgrundlage für die Übertragung von personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgen.

Wird im Zusammenhang mit unserem CRM Online-Service ein neuer Unterauftragnehmer vertraglich verpflichtet oder kommt es zu einer Änderung beim Unterauftragnehmer, werden die Kunden unseren Geschäftsbedingungen entsprechend benachrichtigt. Zu unserer Datenverarbeitungsvereinbarung, die im Trust Center verfügbar ist, gehört ein Verzeichnis der genehmigten Unterverarbeiter.

Änderungen an dieser Datenschutzerklärung

SuperOffice behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern. Sie finden die zutreffende Version stets auf unseren Websites. Wir legen Ihnen nahe, diese Datenschutzerklärung gelegentlich zu prüfen und sicherzugehen, dass Sie mit allen Änderungen einverstanden sind.

Wenn wir Änderungen vornehmen, die unsere Datenschutzpraktiken wesentlich ändern, werden wir Sie vor Inkrafttreten der Änderung per E-Mail benachrichtigen oder eine Mitteilung auf unseren Websites posten. 

Ihr Recht auf Einreichen einer Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Sie nicht zufrieden damit sind, wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet wurden, können Sie in erster Instanz privacy@superoffice.com kontaktieren.

Wenn Sie nach wie vor nicht zufrieden sind, haben Sie das Recht, sich zwecks Entscheidungsfindung direkt an Ihre nationale Aufsichtsbehörde zu wenden. Die Aufsichtsbehörden können kontaktiert werden unter: 

  • Schweden:
    Datainspektionen 
    www.datainspektionen.se
  • Dänemark:

    Datatilsynet
    www.datatilsynet.dk 

  • Deutschland:
    Jedes deutsche Bundesland hat eine Datenschutzbehörde, die für die Durchsetzung von Datenschutzgesetzen verantwortlich und für die Datenverantwortlichen zuständig ist, die im betreffenden Bundesland angestellt sind
  • Die Niederlande
    Autoriteit Persoonsgegevens  
    autoriteitpersoonsgegevens.nl
  • Vereinigtes Königreich:
    Information Commissioner’s Office (ICO)
    ico.org.uk
  • Schweiz
    Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)

    www.edoeb.admin.ch

  • Litauen
    Valstybinė duomenų apsaugos inspekcija in Lithuanian 
    ada.lt