DSGVO und Neukundengewinnung: So finden Sie Kunden, ohne gegen die neue Verordnung zu verstoßen

Die Arbeit im Vertrieb ist naturgemäß wettbewerbsorientiert.

Da 50 % aller Aufträge an das Unternehmen gehen, das einem Interessenten zuerst antwortet, ist ein effizientes Vorgehen im Vertrieb für den Unternehmenserfolg entscheidend.

Ganz gleich, ob Sie Kaltaquise am Telefon nutzen, potenzielle Kunden beim Netzwerken auf Veranstaltungen kennenlernen oder andere Wege nutzen – bewährte Strategien zur Kundengewinnung sind im Vertrieb das A und O.

Denn wenn Sie die Kunst des Verkaufens beherrschen, können Sie mithilfe verschiedener Strategien schnell Ihre Verkaufsziele erreichen und Ihre wohlverdiente Kommission erhalten.

Doch jetzt wird alles anders.

Die Kundengewinnung wird sich unter der neuen EU-Datenschutzrichtlinie DSGVO in Zukunft stark verändern – und die Richtlinie tritt bereits in weniger als einem Monat in Kraft!

Bei Nichteinhaltung der DSGVO drohen Ihrem Unternehmen Strafgebühren von bis zu 20 Millionen € oder 4 % des weltweiten Umsatzes – je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Es gibt kein Entrinnen.

Die größte Aktualisierung der EU-Datenschutzrichtlinie seit über 20 Jahren steht uns bevor. Und da 57 % der B2B-Vertriebsmitarbeiter nicht wissen, was die DSGVO ist, wird es höchste Zeit, sich mit den Auswirkungen der DSGVO auf Ihr Vertriebsteam zu beschäftigen und herauszufinden, wie Sie unter der DSGVO neue Kunden gewinnen können.

Lassen Sie uns anfangen.

Wie wirkt sich die DSGVO auf Ihr Vertriebsteam aus? 

Vielleicht denken Sie, dass die DSGVO nicht auf Sie zutrifft. Doch für viele Vertriebsmitarbeiter erfordert die DSGVO ein Umdenken bei der Gewinnung von Neukunden.

Fragen Sie sich folgendes:

  • Nutzen Sie gekaufte Mailinglisten, um Ihre Vertriebspipeline zu füllen?
  • Fügen Sie automatisch Kontaktdaten von Visitenkarten zu Ihrer Mailing-Liste hinzu?
  • Fragen Sie bestehende Kunden nach Empfehlungen?

Wenn Sie eine der oben stehenden Fragen mit „Ja“ beantwortet haben, dann wird sich die DSGVO auf Sie und Ihr Unternehmen auswirken.

Auch die Annahme, dass die DSGVO nur europäische Unternehmen betrifft, ist falsch.

Es spielt keine Rolle, ob Ihr Unternehmen in der EU ansässig ist oder nicht – wenn Sie Daten auch nur eines einzigen EU-Bürgers erfassen, dann sind Sie zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet

DSGVO und Vertrieb

Der Begriff DSGVO bezieht sich auf eine Reihe umfassender neuer Richtlinien des EU-Datenschutzgesetzes, die am 25. Mai 2018 in Kraft treten.

Im Wesentlichen bietet die DSGVO den Bürgern der EU mehr Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten und gewährleistet den Schutz ihrer Daten, unabhängig davon, ob die Daten innerhalb der EU verarbeitet werden oder nicht.

Für Vertriebsteams stehen personenbezogene Daten im Mittelpunkt ihrer Neukundengewinnung. Die DSGVO regelt die Erfassung, Aufbewahrung und Verarbeitung dieser Daten sowie die Dauer der Aufbewahrung.

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten gibt es in verschiedenen Formen. Dazu zählen u. a. Name, E-Mail, Telefonnummer und Interessen – also genau die Art von Informationen, die Vertriebsmitarbeiter in der Regel in ihrem CRM-System über potenzielle Kunden speichern.

Zu den personenbezogenen Daten gehören auch die IP-Adresse, Social Media-Beiträge, Bankdaten und medizinische Informationen. Daher ist es wichtig, dass Sie alle Arten personenbezogener Daten vorschriftsmäßig verarbeiten. 

Wie sich die Neukundengewinnung unter der DSGVO verändert 

Werfen wir einen genaueren Blick darauf, was sich unter der DSGVO ändern wird. 

Erfassen von Daten & Einholen der Zustimmung von Personen 

In der Regel wird die Zustimmung mithilfe eines Webformulars und eines Links zu einer Datenschutzrichtlinie oder einer Follow-up-E-Mail eingeholt.

Nach der DSGVO haben Kunden das Recht, über die Erfassung ihrer Daten, die Gründe für die Erfassung und die beabsichtigte Verwendung der Daten informiert zu werden.

Aber das ist noch nicht alles.

Einzelpersonen haben auch das Recht, über den Zweck der Verarbeitung und den Zeitraum der Aufbewahrung ihrer personenbezogenen Daten informiert zu werden (mehr über die einzelnen Rechte finden Sie in Artikel 13 und Artikel 14).

Wenn Sie also zum Zeitpunkt der Erfassung der personenbezogenen Daten keine Zustimmung eingeholt haben, müssen Sie die betreffenden Personen innerhalb von 30 Tagen nach der Erfassung der Daten informieren und den Grund für die Aufbewahrung ihrer personenbezogenen Daten angeben. 

Wenn die Person auf eine solche Nachricht antwortet und verlangt, dass die Daten gelöscht werden, müssen Sie dieser Bitte nachkommen und die Daten aus Ihrem CRM-System oder Ihrer Datenbank entfernen. Oder Sie dürfen nur so wenige Informationen aufbewahren, dass in Zukunft keine Kontaktaufnahme mehr möglich ist.

Dies ist leichter gesagt als getan.

In manchen Fällen sind Sie gesetzlich verpflichtet, Daten von Personen speichern, auch wenn diese das Löschen der Daten beantragt haben. In diesem Fall muss Ihr Datenschutzbeauftragter die betreffende Person informieren, dass Sie gesetzlich zur Aufbewahrung der Daten verpflichtet sind und die Gründe dafür nennen.

Wenn Sie jedoch nach einem vertretbaren Aufwand zur Kontaktaufnahme keine Antwort erhalten, können Sie davon ausgehen, dass die Aufbewahrung der Daten kein Problem ist – vorausgesetzt Sie haben ein berechtigtes Interesse.

Sie dürfen aber keine Marketing-Mitteilungen an diese Person schicken (es sei denn, sie hat ausdrücklich zugestimmt). Außerdem sollten Sie die Zustimmung dokumentieren, um die DSGVO einzuhalten. 

Verarbeitung der Daten 

Wenn Sie die Zustimmung zur Aufbewahrung der Daten von einem Interessenten erhalten haben, ist der nächste Schritt, die Daten für Ihre Vertriebsaktivitäten zu nutzen. Sie müssen jedoch vorsichtig sein, da die DSGVO die Verarbeitung bzw. Verwendung dieser Daten einschränkt.

Wenn Sie zum Beispiel eine E-Mail-Adresse von einem Interessenten erfassen, fügen Sie diese im Moment wahrscheinlich zu verschiedenen Vertriebs- und Marketing-E-Mail-Listen hinzu. Beispiele:

  • Wenn ein Interessent ein Whitepaper herunterlädt, schicken Sie ihm später per E-Mail eine Einladung zu einem Webinar.
  • Wenn ein Interessent zusätzliche Informationen zu Ihren Preislisten anfordert, fügen Sie ihn zu Ihrer Mailing-Liste hinzu.
  • Wenn ein Interessent bei Ihrem Unternehmen anruft und nach einer kostenlosen Testversion fragt, senden Sie ihm eine Reihe von E-Mails für den Produkteinstieg.

Doch mit diesen Vorgehensweisen riskieren Sie nach dem 25. Mai 2018 eine Strafzahlung.

Wenn Sie personenbezogene Daten wie eine E-Mail-Adresse erfassen, müssen Sie nicht nur die betreffende Person darüber informieren, dass Sie die E-Mail-Adresse gespeichert haben, sondern auch sicherstellen, dass Interessenten aktiv zustimmen oder eine Mailing-Liste abonnieren, bevor Sie ihnen Marketing-Mitteilungen schicken.

Einfach ausgedrückt:

Sie dürfen nicht davon ausgehen, dass Sie die Zustimmung zum Versenden von E-Mail-Kampagnen haben, nur weil Sie im Besitz der E-Mail-Adresse sind.

Eine mögliche Vorgehensweise ist, Interessenten die Verwaltung Ihrer E-Mail-Abonnements mithilfe eines Abonnementmanagement-Tools zu ermöglichen. 

Bevor Sie jedoch darüber nachdenken, wie Sie personenbezogene Daten aufbewahren und verarbeiten, müssen Sie zunächst einmal Kontakte finden. Sehen wir uns also an, wie die Neukundengewinnung unter der DSGVO aussieht. 

Die Neukundengewinnung unter der DSGVO 

Für viele Unternehmen bedeutet die DSGVO, dass die Vertriebsteams bei der Gewinnung von Neukunden anders vorgehen müssen. Hier stellen wir Ihnen sieben Strategien zur Neukundengewinnung vor, die Sie bereits vor Inkrafttreten der neuen Richtlinie im Mai 2018 anwenden können. 

1. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie bis vor kurzem noch automatisch unaufgefordert E-Mails an potenzielle Neukunden gesendet haben, müssen Sie damit aufhören. Am besten sofort.

Unter der DSGVO dürfen Sie keine automatisierten Vertriebs-E-Mails an Interessenten schicken, ohne zuerst ihre Zustimmung einzuholen. Dazu gehören auch Angebote zu Produktdemos, kurze Infos oder „Einfach mal wieder melden“-Mails sowie jede andere Form der Kommunikation, die die Interessenten nicht angefordert haben.

Wenn Sie mit einem potenziellen Neukunden noch nie zuvor in Kontakt waren, sollten Sie in Ihrer E-Mail nachweisen, dass Sie vor dem Versenden der E-Mail versucht haben, telefonisch Kontakt aufzunehmen.

Im unten stehenden Beispiel wird deutlich, dass bisher noch kein Telefonkontakt stattgefunden hat. Daher fällt es unter die direkte Marketingkommunikation. 

Wenn Sie diese Art von E-Mail nach Inkrafttreten der DSGVO versenden möchten, dann benötigen Sie zuerst die Zustimmung des Empfängers. Andernfalls verstoßen Sie gegen die Richtlinie.

Sie dürfen jedoch weiterhin unaufgefordert Marketing-E-Mails an Interessenten schicken, wenn die E-Mail an eine Einzelperson und nicht an eine Gruppe von Empfängern gesendet wird – und wenn Sie einen Link zu Ihrer Datenschutzerklärung enthält, in der Sie den Grund für die Kontaktaufnahme nennen wird (d. h. Sie haben ein berechtigtes Interesse). 

2. Social-Selling-Strategien

Social Selling ist für viele Vertriebsmitarbeiter ein neuer Begriff (nur eine von vier Vertriebskräften nutzt diese Strategie). Doch für diejenigen, die damit vertraut sind, ist es eine zunehmend beliebte Methode zur Neukundengewinnung.

Die gute Nachricht ist, dass die DSGVO Sie nicht daran hindert, potenzielle Kunden in den Social Media zu finden und mit ihnen Kontakt aufzunehmen. Ganz gleich, ob Sie mit Kunden online Kontakt aufnehmen und nach Empfehlungen fragen oder ob Sie neue Interessenten direkt kontaktieren – Sie können Social Media weiterhin als Vertriebskanal nutzen.

LinkedIn und XING bieten beispielsweise praktische Vorlagen zum Kopieren und Einfügen für alle Kontaktanfragen, um eine Kommunikation in Gang zu setzen. 

Sobald die betreffende Person Ihre Kontaktanfrage bestätigt hat, können Sie ihr Mitteilungen senden und ihre Zustimmung für weitere Kontakte und Marketing-Mails einholen.

Beachten Sie, dass in den Social Media das Prinzip gilt: „Erst geben, dann nehmen“. Wenn Sie Ihre Kontakte mit Massen-E-Mails überschwemmen, erzielen Sie hier damit ebenso wenig gute Ergebnisse wie in anderen Kanälen.

Wenn eine Konversation außerhalb des Social Media-Kanals fortgesetzt wird, müssen Sie nachweisen, dass ein berechtigtes Interesse daran besteht, die Person per E-Mail oder Telefon zu kontaktieren. Am besten holen Sie dafür das Einverständnis der betreffenden Person ein. Die Zustimmung zur Kontaktaufnahme darf jedoch nicht als Zustimmung zum Versenden von Massen-E-Mails interpretiert werden! 

3. Gekaufte Mailinglisten

Gekaufte Mailinglisten können unter Umständen eine gute Methode sein, um die Vertriebspipeline zu füllen – entweder in schwierigen Zeiten oder als Ergänzung zu Ihren bestehenden Vertriebsstrategien.

Dies ändert sich jedoch ab dem 25. Mai.

Wenn Sie Kontakte von Drittanbietern erhalten, die personenbezogene Daten enthalten, dann benötigen nicht nur die Anbieter solcher Listen die Zustimmung der Kontakte zur Weitergabe dieser Daten, sondern Sie sind auch verpflichtet, deren ausdrückliche Zustimmung zur Verwendung der E-Mail-Adressen auf der Liste einzuholen – es sei denn, die Kontakte haben bereits der Kontaktaufnahme durch assoziierte Partner zugestimmt (d. h., sie haben sich mit der Weitergabe ihrer Daten an Dritte einverstanden erklärt).

In diesem Fall dürfen Sie sie kontaktieren.

Sie müssen jedoch den Nachweis ihrer Zustimmung von dem Drittanbieter einholen, von dem Sie die Liste gekauft haben. Und Sie müssen den Personen eine Möglichkeit bieten, Ihre E-Mail-Kampagnen abzubestellen.

Diese DSGVO-Änderung gilt auch für bereits bezogene Kontaktdaten. Wenn Ihre Mailingliste bereits Kontakte von gekauften Listen enthält, Sie diese aber noch nicht kontaktiert haben, dann müssen Sie einen Nachweis über ihre Zustimmung von dem Drittanbieter einholen, bevor Sie Marketing E-Mails versenden dürfen. 

4. Kaltakquise

Die Kaltakquise ist ein besonders effektiver Weg, um neue Beziehungen zu potentiellen Kunden aufzubauen. Die Kaltakquise fällt nicht unter die DSGVO. Daher gewinnt sie nun wahrscheinlich an Bedeutung – eine gute Nachricht für alle Kaltakquise-Experten!

Wir möchten an dieser Stelle noch einmal darauf hinweisen, dass Sie jedes Mal, wenn Sie einen neuen Interessenten in Ihrer Datenbank speichern, zuerst seine Zustimmung einholen müssen, bevor Sie ihm Werbe-E-Mails schicken können.

Wenn Sie also mit dem Interessenten am Telefon sprechen, fragen Sie ihn einfach, ob er ihren Newsletter erhalten möchte. Wenn er ja sagt, können Sie ihm einen Link zur Verwaltung seiner Abonnements schicken, wo er bestimmte Mitteilungen, Inhalte und Updates abonnieren kann.

Die Herausforderung bei der Kaltakquise besteht darin, dass es schwierig sein kann, die Zustimmung zu dokumentieren – es sei denn, Sie zeichnen den Anruf auf. Um diese Hürde zu überwinden, können Sie im Anschluss an das Telefonat eine E-Mail senden, die das Gespräch zusammenfasst.

Diese E-Mail sollte folgende Angaben enthalten:

  • Der Grund des Anrufs
  • Worauf Sie sich während des Gesprächs geeinigt haben
  • Warum Sie nachfolgend eine E-Mail senden

Hier ist ein Beispiel für eine solche E-Mail: 

Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail mit diesen Informationen schicken, sollten Sie diese in ihrer Datenbank zusammen mit den Angaben zu dem jeweiligen Kontakt speichern. Wenn der Interessent antwortet und aus Ihrer Mailingliste entfernt werden möchte, müssen Sie dieser Bitte nachkommen. 

5. Netzwerken

Konferenzen und Veranstaltungen bieten eine großartige Gelegenheit, potenzielle Kunden kennenzulernen.

Eine wichtige Rolle beim traditionellen Netzwerken spielt das Aushändigen von Visitenkarten. In der Vergangenheit wurden die Kontaktinformationen auf einer Visitenkarte wie Name, Unternehmen und E-Mail-Adresse in einem CRM-System gespeichert.

Sie können zwar weiterhin Visitenkarten austauschen und Kontaktdaten speichern, doch Sie dürfen diese E-Mail-Adressen nicht zu Marketingzwecken verwenden, es sei denn, die betreffende Person hat ausdrücklich ihr Einverständnis erklärt und dem Erhalt von Marketing-E-Mails zugestimmt.

Doch es gibt noch andere Möglichkeiten. Sie dürfen nach wie vor persönliche E-Mails an Personen senden, die Ihnen ihre Visitenkarte gegeben hat, da ein berechtigtes Interesse an der weiteren Kontaktpflege besteht. Also geben Sie das Netzwerken nicht auf! 

6. Empfehlungen 

Eine der erfolgreichsten Strategien zur Neukundengewinnung ist es, sich von bestehenden Kunden jemanden empfehlen zu lassen, der Interesse an Ihrem Produkt oder Service haben könnte. Heute können Sie einfach zum Telefon greifen und Interessenten, die Ihnen von bestehenden Kunden empfohlen wurden, anrufen oder ihnen eine E-Mail senden.

Unter der DSGVO dürfen Sie Interessenten weiterhin anrufen oder ihnen eine E-Mail schicken, wenn sie von bestehenden Kunden empfohlen worden.

Der beste Weg für die Kontaktaufnahme ist es in diesem Fall, ihren bestehenden Kunden zu bitten, Sie vorzustellen und den Grund für die Empfehlung zu nennen. Wenn Sie dies per E-Mail erledigen, wird die Vorstellung auch gleich digital festgehalten.

Natürlich ist nicht jeder Kunde bereit, Ihnen zuliebe eine E-Mail zu schreiben.

Aus diesem Grund haben wir eine E-Mail-Vorlage für Sie erstellt, die Ihre Kunden verwenden können: 

7. Webseite

Webseiten sind der beste Ort, um neue Interessenten zu gewinnen.

Wenn Sie ein Web-Formular zum Erfassen der Kontaktdaten nutzen, müssen Sie jetzt die Art der erfassten Informationen überprüfen. Die DSGVO verlangt, dass Sie die Erfassung personenbezogener Daten rechtlich begründen.

Das bedeutet, dass Sie in Zukunft nur nach erforderlichen Informationen fragen dürfen und nicht nach Informationen, die Sie gerne hätten. Auskünfte über die Größe des IT-Budgets und den Jahresumsatz sind zwar sehr nützlich für Ihre Vertriebsstrategie. Doch Sie müssen einen Grund nachweisen, warum Sie nach diesen Informationen fragen.

Falls Sie die Frage noch solchen zusätzlichen Angaben nicht begründen können, sollten Sie sich mit dem Namen, dem Unternehmen und der E-Mail-Adresse begnügen.

Sie müssen auch klar und offen darlegen, wie und zu welchem Zweck Sie die Daten verwenden und den betreffenden Personen die Gelegenheit bieten, Marketing-E-Mails zu abonnieren oder abzubestellen. Dazu können Sie wie oben erwähnt eine E-Mail zum Verwalten der Abonnements senden.

Das bedeutet: Nur weil jemand seine E-Mail-Adresse bei der Anmeldung zu einem Webinar angegeben hat, dürfen Sie diese Person nicht automatisch auf alle Ihre Mailinglisten setzen.

Interessenten müssen dem Erhalt von Marketing-E-Mails ausdrücklich zustimmen. Daher müssen Sie ihnen mitteilen, wie Sie diese E-Mails abonnieren können. 

Zusammenfassung

Ab dem 25. Mai 2018 ändert sich die Neukundengewinnung zum Besseren.

Anstatt Personen zu kontaktieren, die gar kein Interesse an Ihren Produkten haben, zwingt Sie die DSGVO, Beziehungen aufzubauen und ihre Vertriebsaktivitäten auf Personen auszurichten, die gerne von Ihnen hören.  So haben Sie es mit Interessenten zu tun, die offen für Ihre Angebote und bereit zum Kauf sind.

Die DSGVO hilft Ihnen, sich auf weniger, aber dafür relevante Interessenten zu konzentrieren – das vereinfacht Ihre Arbeit auf lange Sicht.

Bei der DSGVO geht es nicht darum, Sie bei der Neukundengewinnung zu behindern. Tatsächlich können Sie und Ihr Vertriebsteam durch die Einhaltung der DSGVO schnell Ihre Vertriebsziele erreichen, hochwertige Kontakte generieren, mehr kaufbereite Interessenten kontaktieren und letztendlich höhere Verkaufszahlen erzielen.

Funktionen zur Einhaltung der DSGVO für Vertriebsteams

Wenn Sie auf der Suche nach einem DSGVO-konformen CRM-System sind, sollten Sie SuperOffice CRM in Betracht ziehen.

SuperOffice wurde mit integriertem Datenschutz entwickelt und ermöglicht Ihnen, Kontaktdaten zu verwalten, Zustimmungen zu speichern und neue Kontakte auf einfache Weise zu benachrichtigen, dass ihre Daten sicher aufbewahrt werden.

Kontaktieren Sie uns noch heute, um die neuen DSGVO-Funktionen in Aktion zu erleben!

 

Haftungsausschluss: Der Inhalt in diesem Artikel darf nicht als Rechtsberatung angesehen werden und dient nur zu Informationszwecken. 

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