Vertriebsprozess: Fahrplan für starke Vertriebsleistung

Eins ist sicher: Die Arbeit im Vertrieb ist alles andere als langweilig.

Tatsächlich entscheiden sich viele für eine Arbeit im Vertrieb, da sie mehr Freiheiten und weniger Struktur erwarten.

Ganz falsch ist der Gedanke sicher nicht.

Die Vertriebsarbeit bietet eine gewisse Unabhängigkeit im Umgang mit den täglichen Aufgaben. Als Vertriebsvertreter müssen Sie flexibel und bereit für Improvisationen sein, um das erwünschte „Abgemacht!“ von potenziellen Kunden zu hören.

Eine weitere „spannende“ Seite des Vertriebs ist die Tatsache, dass Käufer ganz schön anspruchsvoll, übermäßig vorsichtig, impulsiv und sogar misstrauisch sein können. Daher müssen Vertriebsmitarbeiter kreativ sein und ihre Methoden immer wieder auf die Bedürfnisse – und manchmal Launen – von potenziellen Kunden anpassen.

Wie also kann eine unbeständige Aufgabe wie diese im Rahmen eines strukturierten Plans erfolgen?

Dieser Artikel soll beweisen, dass Sie trotz allem einen formalen Vertriebsprozess benötigen, um Ihre Arbeit effizienter zu gestalten, die Leistung zu steigern und sogar schneller zu Verkaufsabschlüssen zu gelangen.

Was ist ein Vertriebsprozess?

Ein Vertriebsprozess ist eine Reihe wiederholbarer Schritte, die ein Vertriebsmitarbeiter unternimmt, um einen potenziellen Käufer von der frühen Phase der Aufmerksamkeit bis zum Verkaufsabschluss zu begleiten.

Einfach ausgedrückt handelt es sich um den Weg, den ein potenzieller Kunde vom Interesse an einem Produkt bis zum tatsächlichen Kauf durchläuft.

Und da der Vertriebsprozess für einen potenziellen Kunden ein Weg ist, ist er ein Fahrplan für den Vertriebsmitarbeiter.

Für gewöhnlich umfasst der Vertriebsprozess 5–7 Schritte: Kundengewinnung, Vorbereitung, Kontaktaufnahme, Präsentation, Umgang mit Einwänden, Abschluss und Follow-up.

Die meisten Vertriebsteams sind sich darüber im Klaren, dass sie einen ähnlichen Prozess durchlaufen, aber nicht sehr viele entscheiden sich dafür, diesen Prozess festzulegen und zu standardisieren, sondern überlassen den einzelnen Vertriebsvertretern die Entscheidung, welche Schritte sie wann unternehmen.

Die Logik dahinter ist einleuchtend: Solange Vertriebsmitarbeiter Verkaufsabschlüsse erreichen und zum Umsatz beisteuern, ist das Wie praktisch ihre eigene Angelegenheit.

Wenn man aber nicht nur über reine Naturtalente im Vertrieb verfügt, kann ein standardisierter Vertriebsprozess erhebliche Vorteile einbringen und die Bemessung, Prognose und allgemeine Steuerung des Vertriebs verbessern.

Die Zahlen sagen alles

Man sagt, dass Vertrieb ein Spiel mit Zahlen ist.

Werfen wir also einen Blick auf die Zahlen und finden wir heraus, warum die Einhaltung eines standardisierten Vertriebsprozesses mehr als nur eine gute Idee ist.

Laut einer Studie der Sales Management Association gehören 90 % aller Unternehmen, die einen formalen, gesteuerten Vertriebsprozess etabliert haben, zu den leistungsstärksten Unternehmen.

Aber das ist noch nicht alles.

Studien der TAS Group und Harvard Business Review haben zudem ermittelt, dass Unternehmen mit einem standardisierten Vertriebsprozess eine höhere Performance erzielen als Firmen ohne diese Vorgabe.

Ein Beispiel:

  • Die TAS Group erklärt mit Verweis auf die Dealmaker Index Studie, dass 70 % der Unternehmen, die einen strukturierten Vertriebsprozess etabliert haben, zu den leistungsstarken Unternehmen gehören und über 70 % der Geschäftsprognosen von Unternehmen mit festgelegtem Vertriebsprozess korrekt waren.
  • Eine Studie der Harvard Business Review (HBR) belegte, dass Unternehmen mit standardisiertem Vertriebsprozess gegenüber den Firmen ohne derartige Vorgaben Umsatzsteigerungen von bis zu 28 % verzeichnen.
  • Eine weitere Untersuchung von HBR zeigt, dass 50 % der leistungsstarken Vertriebsorganisationen angeben, über einen „engmaschig überwachten, streng umgesetzten oder automatisierten“ Vertriebsprozess zu verfügen. 45 % der leistungsschwachen Organisationen weisen dagegen keine oder nicht formale Vertriebsprozesse auf.

Anhand dieser Zahlen lässt sich ablesen, dass die drei wichtigsten Vertriebsparameter – Umsatz, Leistung und Prognose – erheblich steigen, wenn Unternehmen einen standardisierten Vertriebsprozess einführen. 

Laut der Objective Management Group ist es allerdings so, dass ganze 68 % aller Vertriebsmitarbeiter überhaupt keinen Vertriebsprozess befolgen.

Und eine Handvoll derer, die sich daran halten, befolgen lediglich  40–50 % des Prozesses!

Daher liegt es auf der Hand, dass mehr Unternehmen ein besseres Vertriebsprozessmanagement gebrauchen könnten.

10 gute Gründe für einen Vertriebsprozess

Sich auf Talent und Einfallsreichtum zu verlassen, ist sicher eine nette Art zu arbeiten, aber beim Vertrieb geht es nicht um reine Intuition und Kreativität. Vielmehr geht es um eine strukturierte Zusammenstellung taktischer Schritte.

Reden wir also über die Gründe, die für einen standardisierten Vertriebsprozess sprechen.

1. Überflüssiges aussondern

Ein festgelegter Prozess mit spezifischen einander auslösenden Schritten ermöglicht einen genaueren Überblick über die Dinge, die in Ihrem Vertrieb funktionieren oder nicht funktionieren. Die Ermittlung der Auslöser (Aktionen), die dazu führen, dass ein potenzieller Kunde von der einen in die nächste Phase übergeht, erleichtert die Suche nach den RICHTIGEN Aktionen und lässt Sie Engpässe und Tätigkeiten aussondern, die keinen oder nur geringen Ertrag einbringen.

2. Immer auf Kurs bleiben

Ein Vertriebsprozess wird häufig auch als Fahrplan des Vertriebsvertreters bezeichnet.

Ein Fahrplan bedeutet nicht gleich, dass der Vertriebsmitarbeiter angewiesen ist, erst dies und dann das zu tun. Er fungiert vielmehr als GPS-System und gibt klare Schritte und Meilensteine vor. Dank der Kenntnis der einzelnen Schritte wissen Vertriebsmitarbeiter genau, wo sie innerhalb der Prozesses stehen und wann es Zeit ist, zur nächsten Stufe überzugehen oder den Kurs zu justieren.

3. Alle Verkaufstalente ausschöpfen

Ein Vertriebsprozess schließt nicht die Kreativität aus!

Sie können Ihre Instinkte und Ihr kreatives Talent für jeden Übergang von einem Schritt zum nächsten nutzen, da der Vertriebsprozess mitnichten vorgibt, was Sie am Telefon sagen, wie Sie Ihr Verkaufsgespräch strukturieren, was Sie in einer Verkaufs-E-Mail schreiben oder wie Sie ein Angebot aufstellen – das liegt ganz an Ihnen, Ihrem Verkaufstalent und Ihren Kompetenzen.

4. Die Sicht des Kunden einnehmen

Unternehmen stellen häufig Vertriebsprozesse auf, die verkörpern, wie sie verkaufen wollen, nicht wie der Kunde kaufen möchte

Ein wirksamer Vertriebsprozess sollte an unterschiedliche Verkaufssituationen und Kundenbedürfnisse angepasst werden können. Die Entwicklung eines Vertriebsprozesses mit Blick auf den Kunden wirft die folgenden Fragen auf:

  • Was sind meine wichtigsten Kundengruppen?
  • Wie unterscheiden sie sich in Bezug auf ihr Einkaufsverhalten?
  • Inwiefern unterscheidet sich mein Verkauf an neue Kunden und an bestehende Kunden?
  • Was sind die Erwartungen meiner Kunden in jeder Verkaufsphase und was kann ich tun, um diese zu erfüllen?

5. Ursachen für stockenden Verkauf finden

Ein Vertriebsprozess ermöglicht Vertriebsmitarbeitern, die Ursachen für einen stockenden Verkauf zu ermitteln. Durch die Einhaltung bestimmter Schritte sind Sie in der Lage zu analysieren, ob Ihre Aktionen ausreichen waren, wie viele Aktionen tatsächlich erforderlich waren, und was sich als Fehlschritt oder Zeitverschwendung erwiesen hat.

Das bedeutet, dass die Arbeit mit einem Vertriebsprozess Ihnen nicht nur die Möglichkeit verschafft zu ermitteln, was erreicht wurde und was nicht, sondern auch wie es erreicht oder verfehlt wurde.

6. Aussichtsreiche Kundenkontakte ermitteln

Ein klar umrissener Vertriebsprozess hilft Ihrem Vertriebsteam, die größte Hürde zu nehmen: Kundenkontakte mit geringem Potenzial auszusondern und potenzielle Kunden mit hoher Kaufwahrscheinlichkeit zu ermitteln. Ein Vertriebsprozess mit kürzerem und gezielterem Verkaufszyklus unterstützt Ihr Vertriebsteam dabei, ihre Anstrengungen auf die aussichtsreichen Kundenkontakte zu konzentrieren.

7. Prognose und Umsatz verbessern

Ein genauer Überblick darüber, wo Ihre Vertriebsmitarbeiter innerhalb des Vertriebsprozesses stehen, ermöglicht Vertriebsmanagern die genauere Verkaufsprognose. Da ein Vertriebsprozess eine Reihe wiederholbarer Schritte umfasst, entsteht ein genaues Bild davon, wie viele Verkaufsabschlüsse Ihr Team bei einer vorgegebenen Anzahl von Kundenkontakten erreicht. Damit können Sie genauere Prognosen zur Erfolgsquote sowie Quotenvorgaben aufstellen.

8.Kein Follow-up verpassen

Einer der wichtigsten Aspekte beim erfolgreichen Verkauf ist das Timing der Follow-up-E-Mail.

Während der (häufig langwierigen) Verkaufsinteraktion, kann es passieren, dass Vertriebsvertreter versäumen, bei potenziellen Kunden nachzufassen. Das allein kann schon dazu führen, dass die gesamten Verkaufsanstrengungen umsonst waren. Das Follow-up ist eine wichtige Methode, um die Kaufbereitschaft zu erhalten. Ein standardisierter Vertriebsprozess erinnert Sie daran, wann bei einem potenziellen Kunden nachgefasst werden sollte. Dabei können sogar die Art der Follow-up-Tätigkeit und eine zu nutzende Vorlage vorgeschlagen werden.

9. Besseres Kundenerlebnis bieten

Nicht selten drängt ein Vertriebsvertreter den Kunden zu rasch in die nächste Verkaufsphase, für die dieser eventuell noch nicht bereit ist.

Das kann nicht nur das Verhältnis trüben, es kann auch das Aus für den Verkauf bedeuten. Ein gut strukturierter Vertriebsprozess, der sich auf den Kunden konzentriert, kann einen willkürlichen und drängenden Verkaufsversuch in ein angenehmes Kundenerlebnis verwandeln.

Je nach Einkaufsverhalten und Erwartungen Ihres Kunden bietet ein Vertriebsprozess die passenden Schritte, um Werte zu verkaufen, das Vertrauen zu stärken und eine engere Bindung zu einem potenziellen Kunden einzugehen – alles zum richtigen Zeitpunkt.

10. Reibungslose Einarbeitung von Einsteigern

Wenn Sie statt einer vollständigen Ausbildung Ihre neu eingestellten Vertriebsmitarbeiter auffordern, ihre Kollegen bei ihrer Verkaufstätigkeit zu begleiten, dann benötigen Sie definitiv einen Vertriebsprozess.

Ein vorgegebener Vertriebsprozess erleichtert die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern. Er bietet nicht nur konkrete Verkaufsschritte, die zu befolgen sind, sondern hebt auch die Verhaltensweisen und Kompetenzen hervor, die für die einzelnen Verkaufsphasen erforderlich sind, welche Ergebnisse für jeden Schritt erwartet werden und welche individuellen Stärken in den unterschiedlichen Verkaufsphasen einzusetzen sind.

Fazit

Ein strukturierter Vertriebsprozess unterstützt Sie dabei, die richtigen Dinge richtig zu tun und eine genaue Vorstellung davon zu haben, was funktioniert und was nicht. Mit diesem Wissen vermeiden Sie wiederholte Fehler.

Die langfristigen Vorteile eines ausgewogenen Vertriebsprozesses sind nicht von der Hand zu weisen.

Ihr Vertriebsteam kann

  • langfristige Kundenbeziehungen aufbauen und pflegen,
  • einen höheren Customer Lifetime Value sicherstellen,
  • Kundengewinnungskosten senken,
  • mehr Weiterempfehlungen erzielen,
  • den Umsatzerlös steigern.

Vertriebsmanager erhalten dank eines standardisierten Vertriebsprozesses die Chance, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Planung, Zuweisung der Kundenkontakte, Priorisierung der Aufgaben, besseres Zeit- und Arbeitsmanagement für das Team sowie genauere Verkaufsprognosen.

Ein Weg, um sicherzustellen, dass Ihr Team den Vertriebsprozess einhält, ist die Nutzung eines CRM_Systems, das die einzelnen Verkaufsphasen automatisiert und die zu ergreifenden Aktionen sowie den Zeitpunkt für das Follow-up, die Übermittlung von Informationen und für die Vorbereitung des Verkaufsgesprächs vorschlägt.

Dank CRM können Sie alle Verkaufsphasen problemlos programmieren, die gesamte Kommunikation dokumentieren und einen potenziellen Kunden zum richtigen Zeitpunkt von einer Phase in die nächste geleiten. Weniger Arbeit, mehr Umsatz. Was will man mehr?

Weitere Schritte

Wenn Sie ein CRM-System suchen, das optimal auf Vertriebsteams zugeschnitten ist, werfen Sie einen Blick auf SuperOffice Sales.

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